PRINCE2® (PRojects IN Controlled Environments) is een gestructureerde methode voor effectief projectmanagement. Het is een de facto standaard die op grote schaal wordt gebruikt. PRINCE2® is een procesmatige benadering van projectmanagement. De processen bepalen de activiteiten die tijdens het project moeten worden uitgevoerd. Daarnaast beschrijft PRINCE2® een aantal onderdelen die worden toegepast binnen de passende activiteiten.
De belangrijkste kenmerken van PRINCE2 zijn:
de focus op zakelijke rechtvaardiging;
een gedefinieerde organisatiestructuur voor het projectmanagementteam;
de productgebaseerde planningsaanpak;
de nadruk op het opdelen van het project in beheersbare en controleerbare fasen;
de flexibiliteit ervan kan worden toegepast op een niveau dat past bij het project.
Het toepassingsgebied van PRINCE2
PRINCE2 is niet bedoeld om alle onderwerpen te behandelen die relevant zijn voor projectmanagement. De benodigde projectmanagementtechnieken en -tools variëren afhankelijk van het projecttype en de bedrijfsomgeving. Er zijn ook bepaalde aspecten van het projectbeheer dat goed wordt gedekt door bestaande en beproefde methoden en daarom zijn uitgesloten van het toepassingsgebied van PRINCE2.
Voorbeelden van deze aspecten zijn:
people management technieken zoals motivatie, delegeren en teamleiderschap;
generieke planningstechnieken zoals 'Gantt Charts' en 'Critical Path Analysis';
technieken voor risicobeheer;
het creëren en beheren van bedrijfskwaliteitsmanagement en kwaliteitzorg;
'business case management', budget controle en 'earned value analyse'.
PRINCE2 omvat het management van het project en het management van de middelen die nodig zijn voor de uitvoering van de activiteiten van het project. Het dekt niet de specialistische technieken die betrokken zijn bij het maken van de producten. Dit is de taak van andere methoden, hoewel PRINCE2 er wel mee moet kunnen communiceren om informatie mogelijk te maken op gebieden als schattingen, bijvoorbeeld voor projectmanagement.
Hoewel PRINCE2 zich concentreert op het project, begint het al met een goede voorbereiding zodat het project op een georganiseerde en gecontroleerde manier van start kan gaan.
Elementen van PRINCE2
PRINCE2 benadert projectmanagement met 4 geïntegreerde elementen: 7 principes, 7 thema’s, 7 processen én het op maat maken van PRINCE2 voor de projectomgeving.
Infographic: De structuur van PRINCE2
• De 7 principes
Principe 1: VOORTDURENDE ZAKELIJKE RECHTVAARDIGING
Het eerste principe in PRINCE2 wordt gebruikt om ervoor te zorgen dat er een solide zakelijke rechtvaardiging is voor het starten van een project. Dit omvat het uitvoeren van een haalbaarheidsstudie naar elk aspect van het project, inclusief doelen, deliverables, tijdlijnen, budgetten en betrokken belanghebbenden, om vast te stellen of het de moeite waard is om in te investeren. Gedurende het hele project moet het team gebruik maken van beoordelingen om ervoor te zorgen dat de projectrechtvaardigingen nog steeds worden gehaald, waarbij ze zich regelmatig afvragen waarom ze het project doen, of ze de oorspronkelijke doelstellingen bereiken.
Principe 2: LEER VAN ERVARING
PRINCE2 moedigt projectmanagers aan om gedurende het hele project voortdurend te leren, voortbouwend op ervaringen uit elke fase en eerder opgeleverde projecten. De teams moeten een systeem opzetten dat deze ervaringen vastlegt en documenteert voor toekomstige referenties, waardoor de voordelen van zowel positieve als negatieve ervaringen worden gemaximaliseerd.
Principe 3: DEFINIEER ROLLEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN
Voor elk project is het cruciaal om duidelijke verantwoordelijkheidslijnen binnen het team vast te stellen, gedurende de hele levenscyclus van het project. Elk individu moet weten wat er van hem of haar wordt verwacht en hoe hij past binnen het bredere projectteam. Dit zal helpen om verwarring te verminderen, de samenwerking te vergroten en ervoor te zorgen dat er geen verdubbeling van het werk is.
Principe 4: MANAGEN IN FASEN
Het vierde principe in PRINCE2 is om het project op te splitsen in beheersbare fasen. Dit stelt projectmanagers in staat om de omvang en schaal van het werk te controleren, de voortgang te volgen, indien nodig aanpassingen te maken en belanghebbenden regelmatig op de hoogte te houden. Elke fase moet specifieke doelen, deliverables en resultaten hebben waaraan moet worden voldaan voordat naar de volgende fase wordt gegaan.
Principe 5: BEHEREN OP BASIS VAN UITZONDERINGEN
Vanaf het begin van een project moet er een toelaatbare afwijking zijn van het initieel overeengekomen tijdschema en budget, zodat de projectmanager de projectraad alleen kan betrekken als een project deze parameters overschrijdt. Dit geeft het team de vrijheid om het project uit te voeren zonder constante observatie, terwijl het nog steeds de mogelijkheid heeft om dingen verder te escaleren wanneer dat nodig is. Duidelijke en consistente communicatie is cruciaal om ervoor te zorgen dat dit principe met succes wordt geïmplementeerd.
Principe 6: FOCUS OP PRODUCTEN
Dit principe benadrukt dat de focus van een projectteam altijd moet liggen op de levering van het eindproduct. Elke fase van het project moet worden uitgevoerd om tot een eindproduct te komen dat aan alle gevraagde eisen voldoet. De PRINCE2 methodologie legt de nadruk op het focussen op de doelstellingen van een project, het toezicht houden op de uitvoering ervan en het strikt volgen van de paden en processen die nodig zijn om ervoor te zorgen dat deze einddoelen worden bereikt.
Principe 7: STEM AF OP DE PROJECTOMGEVING
Het laatste principe in PRINCE2 is het afstemmen van de methodologie op de omstandigheden van het project. PRINCE2 is geen one-size-fits-all methodologie, deze dient te worden afgestemd op basis van de schaal, complexiteit en risico's die aan een bepaald project zijn verbonden. Dit principe moedigt projectmanagers aan om de methodologie aan te passen aan hun project, waarbij ze alleen gebruik maken van de thema's en processen die nodig zijn.
• De 7 thema's
Tijdens het opzetten en het uitvoeren van projecten zijn er 7 belangrijke aandachtsgebieden waar u rekening mee dient te houden. Ieder thema is gekoppeld aan een vraag waar u antwoord op kunt geven. Dit ziet er als volgt uit:
Thema 1: BUSINESS CASE
Met dit thema beantwoordt u de vraag 'waarom?' Wat is de zakelijke rechtvaardiging van het project? Waarom is dit project noodzakelijk en wat voor urgente veranderingen zet je in gang? Zo kunt u ook bepalen wat er nodig is om de verandering in de bedrijfsvoering te realiseren. Zodra de urgentie of de zakelijke rechtvaardiging achter een project wegvalt, is het verstandig om het project stop te zetten of er niet mee te starten. Op deze manier voorkomt u onnodige of onverstandige structurele veranderingen.
Thema 2: ORGANISATIE
Met het thema organisatie stelt u de vraag 'wie?' Ue denkt na over de rolverdeling binnen het project en bij wie welke verantwoordelijkheden liggen. De taakverdeling kan bij projecten soms anders liggen dan bij het reguliere werk, waardoor het belangrijk is om vast te stellen hoe de verantwoordelijkheden zijn verdeeld. Daarnaast legt u vast voor wie je dit project uitvoert en hoe je dit gaat doen. Hoe wilt u de communicatie en verbinding met de stakeholders (belanghebbende partijen) van dit project inrichten?
Thema 3: KWALITEIT
In dit thema beantwoordt u de vraag 'wat en hoe goed?' Hierbij gaat het voornamelijk over hoe goed het eindresultaat moet zijn. De kwaliteitseisen worden vastgesteld zodat de kwaliteit van het eindproduct tijdens het verloop van het proces gewaarborgd blijft. Daarnaast wordt besproken op welke manier u kunt voldoen aan alle eisen, zodat elke projectmedewerker hiervan op de hoogte is. Tijdens dit proces werkt u dus van plan tot planning.
Thema 4: PLANNEN (lees niet: 'plennen')
Dit thema is een uitbreiding van het vorige thema en beantwoordt de vragen 'hoe, hoeveel en wanneer?' Onder dit thema legt u vast hoe en wanneer het project en de daarbij behorende producten gerealiseerd worden en wie dit precies doet. Dit noemen we de 'scope' van het project. Verder ondersteunt dit thema de onderlinge communicatie, zodat het proces soepel verloopt.
Thema 5: RISICO
Het vijfde thema gaat over het omgaan met eventuele onzekerheden en problemen en beantwoordt u de vraag 'wat als?' Elk project brengt risico's met zich mee en afhankelijk van hoe u ermee omgaat, kan het zowel een bedreiging als een kans zijn. Het inschatten, beoordelen en beheersen van risicos zijn essentieel voor het slagen van het project. De kans dat een project slaagt is groter wanneer je alle mogelijke risico’s in kaart brengt, zodat je hierop kunt anticiperen en eventuele schade, op wat voor manier dan ook, kunt beperken.
Thema 6: WIJZIGING
Dit thema behandelt de vraag 'wat is de impact?' en ondersteunt configuratiemanagement. Configuratiemanagement gaat samengevat over versiebeheer en het managen van (deel)producten. Als je formeel een document wijzigt wat de stuurgroep al eerder heeft goedgekeurd, zult u een nieuwe versie van het project moeten maken. Configuratiemanagement ziet er op toe dat de juiste medewerkers de documenten en (deel)producten inzien en wijzigen. Als u een document wijzigt, krijgt het project een nieuw versienummer zoals 'Project 2.0'.
Thema 7: VOORTGANG
Het zevende en laatste thema geeft antwoord op de vragen 'waar zijn we nu?' en 'waar gaan we naartoe?'. Tijdens dit thema kijk je naar de voortgang van het project ten opzichte van de plannen. Gaat het project zoals verwacht of komt de realiteit nog niet overeen met de plannen die u gemaakt heeft met uw team? En wat doet u als de voortgang niet is zoals gehoopt?
• De 7 processen
Proces 1: OPSTARTEN VAN EEN PROJECT
Dit proces maakt eigenlijk nog geen deel uit van het daadwerkelijke project en heet het pré-project. Tijdens het pré-project is de belangrijkste output het projectvoorstel. De projectmanager en de opdrachtgever zullen samen nagaan wat het beoogde project inhoudt en wat hier voor nodig is. De belangrijkste vraag tijdens dit proces is of het project de moeite, tijd en het geld waard is. Is het project levensvatbaar of is het verstandiger om het project niet op te starten? Dit proces is nog geen onderdeel van het echte project, maar wel onderdeel van PRINCE2.
Proces 2: STUREN VAN EEN PROJECT
De stuurgroep, het hoogste orgaan in het projectmanagementteam, is eigenaar van het project en stuurt het project constant aan. Dit gebeurt gedurende het gehele project. De stuurgroep houdt de voortgang van het project in de gaten en bepaalt of het project naar de volgende fase kan. Ze beoordelen de levensvatbaarheid van het project en controleren belangrijke aangeleverde documenten. Zodra de projectmanager alles heeft gecontroleerd en de stuurgroep alles heeft goedgekeurd, kan de volgende fase beginnen.
Proces 3: INITIËREN VAN EEN PROJECT
Als de stuurgroep het projectvoorstel goedkeurt, begint het initiëren van een project. Tijdens de initiatiefase schrijft de projectmanager het fundament voor het project, namelijk de Project Initiatie Documentatie (PID) en het faseplan. De projectmanager beschrijft de noodzaak van het project en hoe het team dit zal realiseren. Eigenlijk kun je dit zien als een verdere verfijning en uitwerking van het eerste projectvoorstel dat is gemaakt in 'Opstarten van een project'.
Proces 4: BEHEERSEN VAN EEN FASE
Als de stuurgroep de PID en het faseplan heeft goedgekeurd, mag de projectmanager het faseplan uitvoeren. Dit gebeurt natuurlijk wel conform de afspraken die de stuurgroep heeft goedgekeurd. Tijdens het beheersen van een fase, krijgen de teamleden te horen wat hun taken zijn. De voortgang van het project wordt tijdig aangeleverd bij de stuurgroep, zodat zij kunnen controleren of het project wel volgens plan verloopt. Gedurende dit proces worden ook eventuele problemen opgelost. Er ligt dus vooral een focus op de realisatie van de scope, het beheersen van risico's en het beschermen van de zakelijke rechtvaardiging.
Proces 5: MANAGEN PRODUCTOPLEVERING
Tijdens dit proces levert het team het werk op. De projectmanager en de teammanager hebben contact over hoe het team het werk uitvoert en wie welke taken krijgt. Daarnaast worden de producteisen in dit proces duidelijk: welke kwaliteit moet er geleverd worden, hoeveel kost het project en hoeveel tijd neemt het in beslag? Het team beheerst in dit proces dus feitelijk de kwaliteit van het product. De teammanager houdt de projectmanager op de hoogte van de voortgang van het project.
Proces 6: MANAGEN VAN EEN FASEOVERGANG
Tijdens dit proces levert de projectmanager de benodigde informatie aan de stuurgroep, zodat zij de volgende fase kunnen goedkeuren. Als er problemen of afwijkingen aan de oppervlakte komen, maakt de projectmanager een afwijkingsplan. Het beheersen van een fase, het managen van de productoplevering en het managen van een faseovergang kunnen zich een aantal keer herhalen totdat het project klaar is.
Proces 7: AFSLUITEN VAN EEN PROJECT
In dit proces bekijk je of de aanvragers tevreden zijn met jouw product en zorg je ervoor dat je het product ook na de oplevering blijft ondersteunen. Daarnaast reflecteer je op het project en bekijk je of je de doelstellingen en de PID gerealiseerd hebt. Sommige projecten zijn na één uitvoeringsfase al klaar, maar dit verschilt per project en per bedrijf. Op het moment dat de projectmanager de afsluiting voorlegt, is het aan de stuurgroep om hiermee akkoord te gaan of niet. De eindverantwoordelijkheid voor het beëindigen van een project ligt dan ook altijd bij de stuurgroep.
