inkoopproces
Infographic: Inkoopproces

Inkooprollen (globaal)

Strategische inkoop: knelpunt en strategische producten.
Alle activiteiten die de ontwikkelrichting van de plaats en activiteiten van de inkoopfunctie binnen een organisatie op middellange tot lange termijn beĆÆnvloeden en voorwaarden creĆ«ren om activiteiten op overige niveaus effectief en efficiĆ«nt te kunnen uitvoeren.

Tactische inkoop: hefboom en knelpunt producten.
Het inkopen van de juiste goederen en diensten. Het in kaart brengen van klantbehoeften en deze vertalen naar de juiste inkoopspecificaties. Het doen van marktonderzoek en het selecteeren van de beste leveranciers. Het onderhandelen over de voorwaarden en het afsluiten van contracten en raamovereenkomsten.

Operationele inkoop: routine en hefboom producten.
Het inkopen van standaard producten al dan niet gebruikmakend van een afroep op raamovereenkomsten. Deze inkoop zorgt ervoor dat de organisatorische kant van de inkoop zo goed mogelijk verloopt.

Kraljic Matrix (in het kort)

De Kraljic Matrix is een beproefd model waarmee de inkoopstrategie van een bepaalde categorie bepaald kan worden. De matrix is in 1983 door Peter Kraljic ontwikkeld en tot op heden nog steeds actueel. Het model wordt wereldwijd door inkopers toegepast en helpt om inzicht te verkrijgen in het toeleveringsrisico van de in te kopen goederen en diensten in relatie tot de kosten. Met deze methode is het relatief eenvoudig om inzicht te verkrijgen in belang van wat een organisatie inkoopt en hier de inkoopstrategie op te bepalen.

Kraljic Matrix Infographic: Kraljic Matrix

Routineproducten zijn producten of diensten die je makkelijk kan verkrijgen in de markt en veel aanbieders heeft. Je kan makkelijk switchen van leverancier, echter gezien de relatief lage kosten die deze categorieƫn vertegenwoordigen wil je juist het proces zo eenvoudig mogelijk inrichten zodat je hier zo min mogelijk omkijken naar hebt en het eenvoudig voor je organisatie beschikbaar is en de administratieve last zo laag mogelijk is.

Hefboomproducten zijn producten of diensten die eveneens makkelijk verkrijgbaar zijn en waarvoor genoeg alternatieve leveranciers beschikbaar zijn. De waarde daarentegen is relatief hoog, maar door de eenvoudige uitwisselbaarheid is zijn prijzen en voorwaarden goed onderhandelbaar. De inkoper kan hier goed gebruik maken van de marktwerking en de complexiteit van de contracten is relatief gering.

Knelpuntproducten zijn producten of diensten die in het algemeen bij Ć©Ć©n of slechts enkele leveranciers verkrijgbaar zijn. Het toeleveringsrisico is hierdoor groter, maar de invloed op de kosten ofwel winst is relatief gering. Het zekerstellen van beschikbaarheid staat hierbij voorop en de afhankelijkheid van de leverancier is groot. De inkoper richt zich hier met name op het afsluiten van goede contracten om tijdige levering te garanderen dan wel het zoeken naar alternatieven.

Strategische producten zijn producten of diensten waarbij zowel de kosten als het toeleveringsrisico hoog zijn. Beschikbaarheid is van essentieel belang, evenals het beheersbaar houden van de kosten, omdat dit direct van invloed is op de winst dan wel het concurrentievoordeel van de organisatie. De inkoper streeft naar een grote wederzijdse afhankelijkheid door nauw samen te werken met de leverancier en hiermee goede contracten af te sluiten die voor beide partijen gunstig zijn.

Hoe verhoudt inkopen zich tot aanbesteden?

Inkopen en aanbesteden zijn twee begrippen die nauw met elkaar verweven zijn.

Aanbesteden is een specifieke methode om in te kopen. Aanbesteden is een afgewogen wijze om te komen tot contractering van een geschikte leverancier voor het meest geschikte product (dienst/werk) tegen de meest gunstige condities waarbij prijs, kwaliteit en levertijd belangrijke factoren zijn.

De term aanbesteden wordt vaak gebruikt voor dat gedeelte van het inkoopproces dat gaat over het specificeren, selecteren en contracteren, ook wel de sourcingsfase geheten.

Inkopen c.q. aanbesteden bij de publieke versus de private sector.

Overheden en nutssectoren (publieke sector) dienen aan te besteden volgens door de Europese Unie voorgeschreven procedures. Deze gelden voor alle overheden en nutssectoren in de Europese Unie. De regels en procedures zijn vastgelegd in Richtlijnen van de Europese Unie, te weten:

Concessies: Het plaatsen van concessieovereenkomsten (2014/23/EU).

Klassieke overheid: Het gunnen van overheidsopdrachten (2014/24/EU).

Diensten werkzaam in sectoren water- en energievoorziening, vervoer en postdiensten (2014/25/EU).

Defensie- en veiligheidsgebied (2009/81/EG).

Deze Richtlijnen zijn in Nederland omgezet in de Aanbestedingswet 2012 (gewijzigd op 1 juli 2016) en de Aanbestedingswet op defensie- en veiligheidsgebied. De Richtlijnen zijn van toepassing zodra drempelbedragen voor werken, leveringen, diensten of concessies worden overschreden.

Er zijn per 2016 een aantal belangrijke wijzigingen doorgevoerd in de Aanbestedingswet 2012, waaronder:

  1. Digitaal aanbesteden verplicht;

  2. EMVI wordt een overkoepelende term voor drie gunningscriteria, te weten:

    1. Beste Prijs Kwaliteit Verhouding (BPKV);

    2. Laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit (TCO: 'Total Cost of Ownership');

    3. Laagste prijs;

  3. Verkorting van sommige termijnen (zoals de termijnen aanbestedingsprocedures ARW 2016);

  4. De Nederlandse eigen verklaring wordt vervangen door een Uniform Europees Aan­be­ste­dings­document1;

  5. Sociale en specifiek benoemde diensten ter vervanging van 2B-diensten;

  6. De Concessierichtlijn wordt geĆÆmplementeerd voor werken en diensten (nieuwe afdeling 2a);

  7. Maatregelen voor integriteit en het voorkomen van belangenverstrengeling zijn in de wet opgenomen;

  8. Invoering van de nieuwe aanbestedingsprocedure innovatief partnerschap;

  9. Uitbreiding uitsluitingsgronden (bijvoorbeeld 'Past Performance').

Bedrijven (private sector) zijn niet gebonden om aan te besteden volgens de regels en procedures die overheden en nutssectoren wƩl dienen te volgen.

Het inkopen bij het bedrijfsleven geschiedt dan op een andere wijze als bij de overheid. Dat lijkt vreemd, maar is het niet.

De overheid is een non-profit organisatie, dit in tegenstelling tot het bedrijfsleven dat een profit organisatie is met beide andere doelstellingen. Dit betekent echter niet dat de inkoopfunctie bij het bedrijfsleven volledig anders is als bij de overheid. Het proces om tot het gewenste resultaat te komen — rekening houdend met de doelstelling — is alleen anders. Bij de overheid is het vooral procedure gericht (belastinggeld zo rechtmatig, doelmatig en transparant mogelijk besteden) en bij bedrijven is het vooral financieel gericht (zoveel mogelijk kosten besparen).



1 Het Uniform Europees Aanbestedings­document (UEA) is verplicht voor aanbestedingen boven de Europese drempelbedragen. Bij aanbestedingen onder de Europese drempelbedragen is het alleen verplicht als er uitsluitingsgronden of geschiktheidseisen worden gesteld. Er zijn meerdere UEA’s beschikbaar.

ATTENTIE: Interactieve pdf-versie van het UEA is vervallen!

De interactieve pdf-versie van het UEA is per 31 maart 2024 niet meer beschikbaar. Dit geldt ook voor de Engelse versie. Aanbestedende diensten kunnen gebruik maken van de UEA-tool of de geĆÆntegreerde UEA-wizard in TenderNed. Geadviseerd wordt gĆ©Ć©n gebruik te maken van zelf opgeslagen eerdere pdf-versies van het UEA, omdat u anders eventuele wijzigingen mist. Dit kan problemen veroorzaken in aanbestedingsprocedures.