De meervoudig onderhandse procedure kan worden toegepast bij aanbestedingen onder de Europese aanbestedingsdrempel geldend voor werken, leveringen of diensten.
Beginselen
De opdracht wordt gegund conform de procedure die de aanbestedende dienst in de offerteaanvraag heeft aangegeven, waaraan de aanbestedende dienst of het speciale sectorbedrijf dan ook zelf is gebonden. Verder zijn de algemene beginselen uit Afdeling 1.2.1 Aw: "Algemene bepaling voor het sluiten van schriftelijke overeenkomsten onder bezwarende titel voor het verrichten van werken, leveringen of diensten", alsmede de algemene uitgangspunten uit Afdeling 1.2.4 Aw: "Uitgangspunten bij de meervoudig onderhandse procedure" en de administratieve voorschriften uit Hoofdstuk 1.3 Aw: "Administratieve voorschriften bij aanbestedingen" van toepassing. Dit betekent onder meer dat er een motiveringsplicht geldt voor de aanbestedende dienst of het speciale sectorbedrijf voor de afgewezen inschrijvingen. Verder geldt ook hier de Gids Proportionaliteit en het ARW 2016 in het geval van werken.
Uitgangspunten
Het voornaamste uitgangspunt bij een meervoudig onderhandse procedure is dat een aanbestedende dienst of het speciale sectorbedrijf alle inschrijvers op gelijke wijze behandelt (Artikel 1.15, lid 1 Aw). De aanbestedende dienst of het speciale sectorbedrijf deelt aan alle inschrijvers de gunningsbeslissing met de relevante redenen voor deze beslissing mee (Artikel 1.15, lid 2 Aw). De aanbestedende dienst of het speciale sectorbedrijf stelt onder andere bij de voorbereiding en het tot stand brengen van een overeenkomst uitsluitend eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers en de inschrijvingen die in een redelijke verhouding staan tot het voorwerp van de opdracht (Artikel 1.16 Aw).
Kennis van de markt noodzakelijk
In de Gids Proportionaliteit staat bij Voorschrift 3.4 B voorgeschreven dat: "Bij een meervoudig onderhandse procedure onder de Europese aanbestedingsdrempel nodigt de aanbestedende dienst ten minste 3 en ten hoogste 5 inschrijvers uit tot het doen van een inschrijving." Welke en hoeveel partijen gevraagd worden kan van meerdere factoren afhankelijk zijn, bijvoorbeeld het geraamde bedrag, de situatie in de markt, afspraken in het verleden en het inkoopbeleid van de aanbestedende dienst of het speciale sectorbedrijf. Uitgangspunt is evenwel dat de uit te nodigen partijen op objectieve gronden worden uitgekozen, hetgeen de aanbesteder ook moet kunnen motiveren aan een belanghebbende die daarom vraagt.
Welke ondernemers uitnodigen?
Natuurlijk willen de aanbestedende diensten zelf bepalen wie ze uitnodigen om een offerte uit te brengen. Toch is de vrijheid hier niet zo groot als deze lijkt, omdat de aanbestedende dienst op basis van Artikel 1.4 lid 1 sub b. Aw objectieve criteria moet vaststellen welke ondernemers worden uitgenodigd. Het vinden van dergelijke criteria lijkt lastig, maar denk bijvoorbeeld aan de omvang van de onderneming, voor de opdracht relevante diploma's, certificering etc. Het dienen echter wél objectieve criteria zijn. Denk ook aan prestaties uit het verleden als criterium, maar dat moet dan wel goed worden onderbouwd.
Hoe zit het met uitsluitingsgronden?
Aanbestedende diensten kunnen bij meervoudig onderhandse aanbestedingen ondernemers uitsluiten als zij voldoen aan één of meer van de uitsluitingsgronden uit de Aanbestedingswet 2012. In de praktijk zien we zelden dat bij meervoudig onderhandse aanbestedingen uitsluitingsgronden worden gehanteerd. Dat is niet zo gek, want bij meervoudig onderhandse aanbestedingen is het uitgangspunt dat de aanbestedende dienst de uit te nodigen ondernemers kent én de uitgenodigede ondernemers wél goed motiveert.
Wat zijn geschiktheidseisen?
Geschiktheidseisen zijn eisen die worden gesteld aan de ondernemer, bijvoorbeeld certificeringen als ISO 9000 of een relevante ervaring voor een soortgelijke opdracht. Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen is het uitgangspunt dat de aanbestedende dienst de ondernemers die zij uitnodigt kent en geschikt acht. De Gids Proportionaliteit stelt dat bij meervoudig onderhandse aanbestedingen zeer terughoudend met het hanteren van geschiktheidseisen moet worden omgegaan (Voorschrift 3.5 C), met name om de administratieve lasten te beperken. Kent de aanbestedende dienst de uitgenodigde ondernemer(s) niet, dan kunnen aan alle uit te nodigen ondernemers proportionele geschiktheidseisen worden gesteld.
Wat is het nut van Nota van Inlichtingen?
Natuurlijk heeft de aanbestedende dienst goed nagedacht over de opdracht. Toch, hoe goed een aanbestedende dienst ook nadenkt: is het duidelijk wat ze opschrijven, zien ze iets over het hoofd, heeft de markt misschien een suggestie waardoor de opdracht nog beter kan worden ingevuld, en staat er iets in de voorwaarden wat absoluut niet past? In de Nota van Inlichtingen worden de vragen van ondernemers en de antwoorden daarop geanonimiseerd met alle uitgenodigde ondernemers gedeeld.
Waardoor wordt de offerteaanvraag transparant?
Net als bij Europese aanbestedingen moet de aanbestedende dienst de offerteaanvraag en bijlagen zo opstellen dat iedere uitgenodigde ondernemer in staat is vast te stellen of hij kans op de opdracht maakt. Daarnaast moet de aanbestedende dienst volgens de grondbeginselen van het aanbestedingsrecht transparant handelen: de aanbestedende dienst moet doen wat ze in de aanbestedingsstukken opschrijft.
Wat betekent gelijke behandeling bij aanbestedingen?
Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen moet de aanbestedende dienst inschrijvers op gelijke wijze behandelen; dat schrijft Artikel 1.15, lid 1 Aw voor. Geeft een aanbestedende dienst één partij extra tijd om de inschrijving in te dienen, dan dienen de andere die ook te krijgen.
Wanneer is een gunningsbeslissing compleet?
Om de inschrijvers te informeren over de uitslag van een meervoudig onderhandse aanbesteding moet de aanbestedende dienst een gunningsbeslissing sturen naar alle inschrijvers; dat schrijft Artikel 1.15, lid 2 Aw voor. Dit document moet alle relevante redenen voor de gunningsbeslissing bevatten. Belangrijk, want na het verzenden ervan mogen er géén nieuwe redenen voor de gunningsbeslissing worden aangedragen. De reden hiervoor is dat een afgewezen inschrijver op basis van de genoemde redenen moet kunnen bepalen of het zinvol is bezwaar te maken. Daarnaast biedt een goede afwijzing een inschrijver de kans volgende keer beter aan te bieden.
Wat is de bezwaartermijn bij een meervoudig onderhandse aanbesteding?
De standstill periode is niet wettelijk geregeld voor de meervoudig onderhandse procedure. In de Gids Proportionaliteit (Hoofdstuk 4.3 laatste alinea; pagina 70) staat dat "direct gunnen is echter in strijd met het fairplaybeginsel en de maatstaven van redelijkheid en billijkheid. Het is proportioneel ook hier met een standstill periode rekening te houden. Het gaat daarbij om een, gegeven de omstandigheden, redelijke termijn. Overeenkomstig voorbeelden uit de praktijk kan daarbij gedacht worden aan termijnen van 7 of 10 kalenderdagen."
| Voordelen | Nadelen |
| Korte procedure. | Moeilijk om objectieve gronden op te stellen voor de keuze van de inschrijvers. |
| Lage procedurekosten. | Slechts een klein deel van de markt wordt benaderd. Door beperkte concurrentie krijgt u niet altijd de beste prijs-kwaliteit verhouding. |
| Eigen ervaringen met de leverancier kunnen betrokken worden bij de keuze van de uit te nodigen aanbieders. | Vereist goed inzicht in de markt. Door bijvoorbeeld vooraf een belangstellingregistratie te houden, kan dit inzicht worden verkregen. |
| Veel vrijheid bij het inrichten van de procedure. | Risico van belangenverstrengeling bij te innige band met enkele leveranciers. |
| Soepele omgang opdrachtgever-opdrachtnemer, bijvoorbeeld bij meerwerk of aanpassing van opdracht. Let wel, de rechtmatigheid van de procedure mag niet in het geding komen. Als meerwerk niet voorzien is in de oorspronkelijke overeenkomst, is feitelijk sprake van een nieuwe overeenkomst. Let op dat bij onvoorzien meerwerk de drempels in de inkooprichtlijnen en/of de Europese drempels niet worden overschreden. | Weinig transparant. |
| De opdrachtnemer heeft een reputatie hoog te houden. | Onderhandelen met een partij is formeel niet mogelijk. |
