In 2017 heeft de Commissie een mededeling (gebruiksrichtsnoer dynamische aankoopsystemen) gepubliceerd met de titel Succesvolle overheids­opdrachten in en voor Europa. In de mededeling kwamen 6 strategische prioriteiten aan bod, met de onderliggende gebieden van overheids­opdrachten die dienen te worden verbeterd om van overheids­opdrachten een krachtig instrument te maken. Een van die prioriteiten is de bevordering van de digitalisering van overheids­opdrachten. Dynamische aankoopsystemen ondersteunen elk van de 6 strategische prioriteiten. In deze richtsnoeren, die zijn gebaseerd op de ervaringen met het gebruik van dynamische aankoopsystemen in de lidstaten, wordt het rechtskader geschetst en wordt praktische informatie gegeven over hoe een dynamisch aankoopsysteem kan worden opgezet en gebruikt. Ook wordt ingegaan op een aantal vragen die kunnen rijzen.


6 strategische prioriteiten voor verbetering

Succesvolle overheidsopdrachten in en voor Europa is een mededeling uit 2017 van de Commissie aan het Europees Parlement, de Raad, het Europees Economisch en Sociaal Comité en het Comité van de Regio's. In de mededeling komen de volgende 6 strategische prioriteiten aan bod, met de aspecten van overheidsopdrachten die dienen te worden verbeterd:

  1. zorgen voor een ruimere benutting van strategische overheidsopdrachten;

  2. professionalisering van overheidsinkopers;

  3. betere toegang tot de markt voor overheidsopdrachten;

  4. meer transparantie en integriteit en betere gegevens;

  5. bevordering van de digitalisering van overheidsopdrachten;

  6. samenwerken om samen aan te kopen.

Regels aangepast om gebruik te vergemakkelijken

Dynamische aankoopsystemen zijn sinds 2004 een elektronisch instrument in het kader van de richtlijnen overheidsopdrachten. In de EU-richtlijnen van 2014 werden de regels aangepast om het gebruik van het dynamische aankoopsystemen (Aw § 2.2.3.4. Procedure voor een dynamisch aankoopsysteem) te vergemak­kelijken en aanbestedende diensten in staat te stellen om de mogelijkheden van dit instrument ten volle te benutten. In de richtlijnen wordt verduidelijkt dat het proces moet worden uitgevoerd in de vorm van een niet-openbare procedure. De regels voor het opzetten en toepassen van een dynamisch aankoopsysteem zijn ondertussen duidelijker omschreven in de Richtlijn overheidsopdrachten 2014/24/EU, Artikel 34: Dynamisch aankoopsysteem en de Richtlijn nutsbedrijven 2024/25/EU, Artikel 52: Dynamische aankoopsystemen. De procedure is geschikt voor de omgang met nieuwe ondernemers, nieuwe producten en schommelende prijzen.

Het gebruik van dynamische aankoopsystemen draagt bij aan elk van de 6 prioriteiten en zal ten minste 3 van die prioriteiten rechtstreeks bevorderen. Dynamische aankoopsystemen zullen voor meer mededinging zorgen. Aangezien het een open systeem betreft, zal het de toegang tot overheidsopdrachten verbeteren en zal het voor het midden- en kleinbedrijf gemakkelijker zijn om deel te nemen aan mededingingsprocedures. Daarnaast zal het dynamische aankoopsysteem, aangezien het een volledig elektronisch proces betreft, de digitale transformatie van overheidsopdrachten bevorderen, zowel voor aanbestedende diensten als voor ondernemers. Gestandaardiseerde documenten en procedures zullen de tijd verkorten die nodig is om goederen, diensten en werken in te kopen (zie ook de website van PIANOo). Het dynamische aankoopsysteem zal ook als strategisch hulpmiddel dienen voor aanbestedende diensten om de tijd te verkorten die nodig is om algemeen op de markt beschikbare producten aan te kopen. Om strategische kwesties zoals de verbetering van grensoverschrijdende markten en de toegang voor het midden- en kleinbedrijf aan te pakken, moet de interoperabiliteit tussen aanbestedingssystemen worden verzekerd.

Eureka!

Momenteel gebruiken veel aanbestedende diensten raamovereenkomsten als efficiënt instrument om goederen, diensten en werken aan te kopen1. Het gebruik van raam­overeen­komsten betekent evenwel dat de desbetreffende markt wordt gesloten voor alle leveranciers die niet in de raamovereenkomst zijn opgenomen. Potentiële leveranciers kunnen niet deelnemen aan een mededingingsprocedure tot zij worden toegelaten in het kader van de volgende aanbesteding, die tot vier jaar later kan worden uitgeschreven, of in sommige gevallen nog later.

Het gebruik van dynamische aankoopsystemen is een manier om deze belemmering weg te nemen, aangezien nieuwe leveranciers op elk moment kunnen toetreden. Met deze aankooptechniek kunnen de aanbestedende diensten voor gangbare of gestandaardiseerde producten, werken of diensten die algemeen op de markt beschikbaar zijn, kiezen uit een zeer groot aantal inschrijvingen en zodoende zorgen voor een optimale besteding van overheidsmiddelen op basis van brede mededinging. Om de mogelijkheden tot deelname voor het midden- en kleinbedrijf aan een grootschalig dynamisch aankoop­systeem te vergroten, kan het systeem worden onderverdeeld in verschillende categorieën van producten, werken of diensten.

Gebruiksrichtsnoer dynamische aankoopsystemen

Dit gebruiksrichtsnoer verschaft praktische informatie op basis van de ervaringen met het gebruik van dynamische aankoop­systemen in diverse lidstaten en dienen een aantal mogelijke vragen te kunnen beantwoorden. In dit document worden de voordelen en uitdagingen van het gebruik van dynamische aankoopsystemen in verschillende lidstaten toegelicht. De uitdagingen hangen vaak samen met uiteenlopende interpretaties van de tekst van de richtlijnen en de aanpak die elke lidstaat heeft gekozen om de regelgeving na te leven. Dit kan ook hun gerichte aanpak omvatten van specifieke vragen als "Wat wordt bedoeld met een volledig elektronisch proces?" en "Hoe passen we het eenmaligheidsbeginsel toe?"

Na een juridische inleiding wordt in deze richtsnoeren beschreven hoe een dynamisch aankoopsysteem kan worden opgezet en gebruikt. Gebruikssituaties en beste praktijken bij het gebruik van dynamische aankoopsystemen door aanbestedende diensten en door enkele aankoopcentrales in sommige lidstaten worden uiteengezet. Een deel gaat specifiek over de benutting van dynamische aankoopsystemen, op basis van statistieken uit 'Tenders Electronic Daily' (TED) en een enquête.

Commissie van Aanbestedingsexperts

Lees ook de uitgebrachten adviezen van de Commissie van Aanbestedingsexperts (CvAE) over ingediende aanbestedingsklachten uitgezet via een dynamisch aankoopsysteem.


1 Het proces kan ook een deels elektronisch proces zijn; bij het afroepproces voor elektronische bestellingen, op basis van een prijslijst/catalogus, en vervolgens bij het ontvangen van een factuur die aan de bestelling kan worden gekoppeld.