CATS CM® is sinds 2005 wereldwijd de nummer 1 in contractmanagementmethodiek. CATS is het acroniem voor 'Contract Administration and Tracking Scenarios'. Duizenden professionals bij diverse organisaties werken volgens deze methodiek. Het helpt organisaties om samenwerkingen zo te managen dat meerjarenplannen de nodige wendbaarheid krijgen. Het stelt mensen ook in staat om winnaars te worden in contractbeheer. CATS CM® zet de standaard voor hoe contractmanagement binnen uw bedrijf dient te worden aangepakt.
Bij contractmanagement (CM) draait alles om het realiseren van beoogde contractdoelstellingen. Deze doelstellingen weerspiegelen alles wat een organisatie met het contract wil bereiken. CATS CM® stelt organisaties in staat om proactief contracten te beheren en uit te voeren en tegelijkertijd te focussen op veelzijdigheid en de noodzaak van verandering in de contractdoelstellingen. De methodiek wordt gebruikt door zowel vraag als aanbod. Het realiseren van maximale waarde op uw gehele portfolio van contracten is de sleutel tot het realiseren van uw totale set van organisatiedoelstellingen.
CATS CM® is continu in ontwikkeling om altijd een stap voor te blijven. De methodiek is flexibel. Het is ontworpen voor operationele doeleinden, maar heeft ook een hoge strategische en tactische waarde voor organisaties, omdat het voldoet aan doelstellingen op verschillende niveaus en erkent dat de noodzakelijke menselijke betrokkenheid primair moet zijn boven systemen.
Doelgericht contractmanagement
Hoe verschillend organisaties ook zijn, één ding hebben ze gemeen. Ze zijn allemaal opgezet om invulling te geven aan een missie en een visie. Contractmanagement heeft een grote rol in het realiseren van deze doelstellingen. Het is dus belangrijk dat iedereen die zich bezig houdt met contractmanagement zich bewust is van die invloed en weet hoe die bewaakt kan worden.
Organisatiedoelstellingen
Iedere organisatie vertaalt haar missie en visie naar een strategie. Voor de totale bedrijfsvoering hebben zij natuurlijk rekening te houden met de spelregels die wet- en regelgeving voorschrijven. Deze strategie en de randvoorwaarden in de vorm van wet- en regelgeving geven samen vorm aan de organisatiedoelen op korte, middellang en lange termijn.
Contractdoelstellingen
Op het moment dat contracten een invulling geven aan (een deel) van deze doelstellingen ontstaat een tweede vertaalslag. De organisatiedoelstellingen worden vertaald naar contractdoelstellingen. De praktijk leert ons dat in contracten de meeste contractdoelstellingen niet of niet concreet benoemd worden. Enerzijds is dit omdat de doelstellingen wat lastiger meetbaar zijn, anderzijds omdat men niet alle doelstellingen per se wil delen met de wederpartij. Zet als leverancier maar eens op papier dat dit contract wordt aangegaan om een royale marge te maken. Of schrijf als opdrachtgever maar eens op papier dat men de eigen organisatie wil reorganiseren.
Contractprestaties
In het contract zullen de doelstellingen waaraan het contract invulling geeft, worden vertaald in prestaties. De prestaties kunnen diensten zijn, maar ook de levering van producten.
De relatie tussen organisatiedoelstellingen, contractdoelstellingen en contractprestaties is als volgt schematisch weer te geven:
Infographic: Schema organisatiedoelstellingen, contractdoelstellingen en contractprestaties
Factoren voor succesvol contractmanagement
Om contractmanagement succesvol te maken moet het management een aantal keuzes maken. Deze keuzes liggen op verschillende gebieden en verschillende niveaus in de organisatie.
Het succes van contractmanagement hangt af van 3 factoren:
Contracten waarbij tijdens het opstellen rekening is gehouden met het gewenste contractmanagement.
Het contractmanagement-beleid en -processen.
Voldoende en competente mensen en procesondersteunende systemen.
Infographic: Factoren voor succesvol contractmanagement
1. Contracten
Voor goed contractmanagement in de uitvoeringsfase van een contract is de kwaliteit van het opgestelde contract randvoorwaardelijk. Tijdens de contractcreatie, in het inkoop- of verkoopproces, moet de inbreng van contractmanagementkennis gewaarborgd zijn. Dit betekent dat er op dat moment voldoende aandacht is voor bijvoorbeeld de goede vertaling van de contractdoelstellingen naar de contractprestaties. Maar ook voor toereikende consequenties voor het niet voldoen aan die prestaties.
2. Beleid en processen
Een organisatie die contractmanagement professioneel wil inrichten stelt een contractmanagementbeleid op. Dat contractmanagementbeleid bevat onder andere het contractmanagementproces op basis van methode CATS CM®. Het inrichten en bewaken van het proces wordt toegewezen aan een proceseigenaar. Met CATS CM® is een organisatie in staat om haar contractmanagement op operationeel niveau procesmatig uit te voeren, te structureren en te documenteren.
3. Mensen en systemen
Voor een effectief contractmanagementproces is het belangrijk dat er voldoende en competente mensen beschikbaar zijn om de werkzaamheden uit te voeren. Deze mensen moeten uiteraard over de juiste mentaliteit beschikken. Door in het contractmanagementbeleid heldere definities van de diverse bij het contract betrokken rollen op te nemen en de onderdelen van het proces duidelijk te benoemen, kunnen daarvan ook de competenties voor de diverse rollen worden afgeleid.
Succesvol contractmanagement
Contractmanagement wordt succesvol wanneer er door het management keuzes worden gemaakt die aan al die gebieden voldoende aandacht besteden. Natuurlijk is het ook hier van belang dat het management de gemaakte keuzes draagt en uitdraagt.
Contracten
Zowel leveranciers als opdrachtgevers leggen de basis voor effectief en efficiënt contractmanagement tijdens de offertefase, de onderhandelingsfase en de opstelling van het contract. Wij noemen dit de contractcreatie of de 'pre-award' fase van contractmanagement. Door contractmanagers tijdig te betrekken bij het opstellen van de contracten en de voorfases daarvan, krijgt het contractmanagement in de uitvoeringsfase van een contract de benodigde aandacht. Met de juiste afspraken kan de contractmanager het contract effectief en efficiënt managen.
Zelfs bij het opstellen van algemene inkoop- en verkoopvoorwaarden of templates voor standaard contract(passages) moet een organisatie zorgen voor de beoordeling van de effecten van deze stukken op het contractmanagement.
Tijdens de contractcreatie ontstaat informatie en documentatie die voor het uitvoeren van het contractmanager van belang is. Naast het leveren van input aan aanbestedings-, inkoop- en verkoopteams, kan de contractmanager ook toezien op de registratie van informatie en documentatie.
Voor organisaties die aanbestedingsplichtig zijn of op aanbestedingen inschrijven, kan de inhoud van het contract al vroeg in het proces grotendeels vastliggen, in de vorm van een conceptcontract dat met de uitvraag mee wordt gestuurd. Het gevolg hiervan is dat een aantal van de activiteiten uit het contractmanagementproces bij een opdrachtgever al relatief vroeg in de contractlevenscyclus voor de eerste maal worden uitgevoerd. Een dergelijke specifieke situatie vraagt dan ook speciale aandacht bij het organisatiespecifiek maken van dat proces.
Waar dient u aan te denken bij contractcreatie en hoe dragen contracten bij aan het succes van contractmanagement?
Infographic: Contractcreatie
Aandachtspunten
Waar de aandacht voor contractmanagement tijdens de contractcreatie naar uitgaat, hangt uiteraard af van de inrichting van het contractmanagementproces van de organisatie. Voor een contractmanagementproces gebaseerd op CATS CM® kunt u hierbij denken aan de volgende aandachtspunten:
Zijn de contractdoelstellingen beschreven in het contract? En indien dit niet het geval is zijn ze dan binnen de eigen organisatie gedefinieerd en gedocumenteerd?
Is er zicht op de contractrelaties, bijvoorbeeld omdat contracten deel uitmaken van hetzelfde proces, en zijn deze relaties voldoende ingecalculeerd bij het opstellen van het contract?
Dragen de contractprestaties bij aan de realisatie van de contractdoelstellingen? Daarbij, zijn er meetbare en eenduidige 'Key Performance Indicators' (KPI) geformuleerd?
Is de overleg– en rapportagestructuur in overeenstemming met de gewenste besturing van het contract in de uitvoeringsfase?
Is er voldoende rekening gehouden met specifieke vereisten vanuit wet- en regelgeving (compliance)?
Betrek contractmanager bij contractcreatie
De contractmanager die betrokken is bij de contractcreatie kan, maar hoeft niet dezelfde persoon te zijn als de bij de uitvoeringsfase betrokken contractmanager. Wanneer dezelfde contractmanager bij alle fasen betrokken is, heeft dat als voordeel dat de contractmanager in kwestie al uitgebreide kennis van de afspraken heeft wanneer de uitvoeringsfase start. Tegelijkertijd bestaat hierdoor ook het risico dat bepaalde zaken niet meer worden opgemerkt die een nieuw betrokken contractmanager wel signaleert.
Een organisatie maakt in de keuze tussen het aanhouden van dezelfde contractmanager of het aanstellen van een andere contractmanager voor de uitvoeringsfase ook een zorgvuldige afweging in relatie tot de benodigde competenties in de verschillende fasen. De verschillende fasen kennen een verschillende dynamiek en vragen daarmee wellicht andere competenties. Die competenties hoeven niet aanwezig te zijn bij één en dezelfde functionaris. Ook dit kan een reden zijn om bij de contractcreatie voor een andere functionaris te kiezen dan de contractmanager in het contractmanagementproces.
Samengevat
Wanneer beide partijen voldoende aandacht schenken aan voor contractmanagement essentiële zaken, zoals een contractwijzigingsprocedure, een escalatieprocedure en eenduidige KPI's voor de prestaties, dan zullen de contractmanagers op een efficiënte manier grip krijgen en houden. Is deze aandacht er niet of in onvoldoende mate, dan neemt de tijdbesteding toe en de effectiviteit af. Het contractmanagementproces volgens CATS CM® en de gestructureerde contractmanagementscenario's ondersteunen organisaties in het verankeren van contractmanagement in hun contractcreatie.
Beleid en processen
De succesfactoren van contractmanagement zijn de belangrijke keuzes die het management rondom het managen van contracten dient te maken. Drie overkoepelende factoren spelen daarbij een bepalende rol: (1) contracten waar bij het opstellen rekening is gehouden met het gewenste contractmanagement; (2) beleid en bijbehorende processen; en (3) voldoende en competente mensen en procesondersteunende systemen.
Infographic: Beleid en processen
Het CATS-besturingsmodel
Een goed besturingsmodel bevat een goed beleid dat de consistentie waarborgt met aangrenzende processen en afspraken op strategisch niveau. Het is zo ingericht dat rapportagelijnen van operationeel naar strategisch niveau één vloeiende lijn vormen, waarin systemen, rapportages en procedures naadloos op elkaar aansluiten.
De hamvraag is: Hoe kan het management succesvol beleid van contractmanagement op strategisch, tactisch en operationeel niveau waarborgen?
Het CATS-besturingsmodel biedt een goed raamwerk voor de besturing van de activiteiten rondom contracten. Het stelt organisaties in staat om alle factoren voor succesvol contractmanagement mee te nemen in het beleid en de processen.
Infographic: CATS-besturingsmodel
Op strategisch niveau bepaalt de organisatie wat men gaat doen, op tactisch niveau hoe men het gaat doen en op operationeel niveau wordt bepaald wie bepaalde activiteiten op welk moment uitvoert.
In het CATS-besturingsmodel spreken we op strategisch niveau over 'Contract Policy', op tactisch niveau over 'Contract Control' en op operationeel niveau over het 'Contract Management Process'.
Strategisch: Contract Policy
Op strategisch niveau spreken we van Contract Policy. Op dit niveau bepaalt de organisatie hoe zij op strategisch, tactisch en operationeel niveau met contract willen omgaan. Onderdeel hiervan is het bepalen van het beleid op het gebied van aangaan van contracten. In een contractmanagementbeleid worden onder ander de volgende elementen opgenomen:
Definitie van contractmanagement;
Voor welke contracten wordt contractmanagement toegepast?;
Het gewenste volwassenheidsniveau;
Het contractmanagementproces;
De plaats van contractmanagement in de contractlevenscyclus;
De rollen die betrokken zijn bij het opstellen en managen van contracten;
De invulling van het proces in stappen en de bepaling en invulling van de contractmanagementscenario's;
De relatie tussen de rollen en functies in de organisatie;
De vereiste competenties voor invulling van de bij het contractmanagement betrokken functies en rollen;
De positionering van contractmanagement in de organisatie.
Tactisch: Contract Control
Het management op tactisch niveau zorgt dat de Contract Policy wordt uitgewerkt in beheersbare en stuurbare processen op operationeel niveau. Hier worden onder andere de volgende zaken geregeld:
Alle contracten worden aangegaan in lijn met de Contract Policy;
Selectie van methoden voor contract-, project- en servicemanagement;
Implementatie van processen;
Faciliteren van processen;
Beleggen van bij contracten betrokken rollen.
Dit alles dient op zon manier te gebeuren dat tijdig gemeten, geëvalueerd, geanalyseerd, verbeterd en bijgestuurd kan worden op het operationele proces.
Operationeel: Contract Management Process
Op operationeel niveau, dus binnen het Contract Management Process, wordt uitvoering gegeven aan de op tactisch niveau genomen beslissingen over maatregelen, afspraken en verplichtingen, waarmee weer invulling gegeven wordt aan het strategisch niveau.
Succesvol contractmanagement op alle niveaus
Een organisatie die succesvol met haar contractportfolio om wil gaan, geeft richting aan haar operationele processen middels een duidelijk en gebalanceerd beleid. Door op tactisch niveau de juiste zaken in te richten stelt zij het operationele niveau in staat om op correcte wijze invulling te geven aan dat beleid. CATS CM® levert de methoden, technieken, procedures, richtlijnen en hulpmiddelen waarmee op operationeel niveau wordt bijgedragen aan de samenhang en consistentie van de totale contractbesturing van een organisatie.
Mensen en systemen
Succesvol contractmanagement lukt nooit zonder mensen en systemen. Daarbij is het wel van belang dat het gaat om voldoende mensen met de juiste competenties en systemen die daadwerkelijk de processen ondersteunen.
Voldoende en competente mensen
Het aantal contractmanagers dat een organisatie nodig heeft hangt af van de inrichting in van het contractmanagementproces, het aantal contracten dat de organisatie heeft en de aard van die contracten.
De competenties die een contractmanager moet hebben (of moet ontwikkelen), zijn gekoppeld aan de definitie van de rol van contractmanager in het contractmanagementbeleid. Deze definitie is gebaseerd op de doelstelling die de organisatie heeft met contractmanagement, de invulling daarvan in het contractmanagementbeleid en organisatiespecifieke eisen die aan de competenties worden gesteld en gerelateerd zijn aan de aanpak. Wanneer deze rol onderdeel is van de functiebeschrijvingen binnen de organisatie, is er een basis om de prestaties van de contractmanagers te kunnen toetsen, waarderen en gericht te ontwikkelen.
De eisen van het vakgebied contractmanagement en de specifieke eisen van een organisatie bepalen welk competenties nodig zijn om de rol of functie contractmanager te kunnen vervullen. Deze competenties zouden in het functieprofiel van de contractmanager aan bod moeten komen . Daarnaast moeten deze tijdens functionerings- en beoordelingsgesprekken besproken en getoetst worden. Het niveau waarop de contractmanager deze competenties beheerst, is medebepalend voor de omvang en complexiteit van de contracten die hij kan managen.
De competenties
Als voorbeeld worden hier een aantal van de competenties die voor het merendeel van de contractmanagers van toepassing zijn genoemd:
Aandacht voor details: consistent en effectief om kunnen gaan met detailinformatie.
Conflicthantering: op een diplomatieke wijze omgaan met belangentegenstellingen en deze helpen oplossen.
Klantgerichtheid: de wensen en behoeften van de opdrachtgever onderzoeken en hiernaar handelen, rekening houdend met de kosten en baten voor de eigen organisatie.
Onderhandelen: optimale resultaten boeken bij gesprekken met tegenstrijdige belangen, zowel op inhoudelijk gebied als op het gebied van het goed (onder)houden van de relatie.
Overtuigingskracht: anderen voor standpunten en ideeën proberen te winnen en draagvlak creëren.
Plannen en organiseren: doelen en prioriteiten bepalen en benodigde acties, tijd en middelen aangeven om deze doelen te verwezenlijken.
Resultaatgerichtheid: concrete en gerichte acties ondernemen om doelstellingen te behalen of te overstijgen.
Het betreft hier een lijst met enkele voorbeelden en deze kan uiteraard nog worden aangevuld of aangepast. Wanneer iedere organisatie haar eigen weloverwogen keuzes maakt in de vereiste competenties voor de contractmanagersrol of -functie zal dat het succes van contractmanagement vergroten.
Procesondersteunende systemen
Bij het implementeren van een proces bepaalt de organisatie of een nieuw systeem gewenst is of niet. Is dat gewenst, dan stelt de organisatie op basis van het uitgewerkte proces de eisen aan het systeem op en selecteert op basis van die eisen een applicatie. Is een nieuw systeem niet gewenst, dan moet het proces worden aangepast aan het bestaande systeem. Belangrijke processtappen of beheersmaatregelen die niet in het bestaande systeem passen, maar wel noodzakelijk zijn, moeten dan op een andere manier worden geborgd.
Hoe vreemd het ook mag klinken; het al aanwezig zijn van een softwaresysteem om contracten te beheren kán een valkuil zijn bij het implementeren van contractmanagement. Wat deze systemen doorgaans doen, is het registeren van (basis) gegevens van contracten en op basis daarvan triggers uitsturen naar de personen die een rol gekregen hebben bij de uitvoering van het contract. Het zijn daarmee contractbeheersystemen. Steeds vaker zijn deze systemen óók in staat om de gegevens vast te leggen die ontstaan tijdens de uitvoeringsfase van het contract en niet alleen de gegevens die tijdens het afsluiten van het contract ontstaan. Daarmee zijn die systemen in staat om het contractmanagementproces in de uitvoeringsfase te ondersteunen, maar er is vrijwel altijd ook door mensen uitgevoerd contractmanagement nodig.
Samengevat
Een organisatie met een professioneel contractmanagementbeleid en contractmanagementproces optimaliseert het rendement daarvan door voldoende en competente mensen en op het proces afgestemde systemen in te zetten in de uitvoering ervan. De eisen die aan de mensen en systemen worden gesteld moeten ondersteunend zijn aan het beleid en het proces. De methode CATS CM® geeft organisaties duidelijke handvatten voor het definiëren van de competenties van de contractmanager en het opstellen van vereisten voor de contractmanagementsystemen.
CATS-contractlevenscyclus
Een contract is het resultaat van een min of meer parallel verlopend inkoopproces bij de opdrachtgever en verkoopproces bij de leverancier. Dat proces kan worden opgedeeld in een aantal fasen. Dat geldt ook voor het proces waarin opdrachtgever en leverancier samen uitvoering geven aan het contract. De CATS-contractlevenscyclus bestaat uit alle fasen tijdens het ontstaan en het uitvoeren van een contract. In dit onderdeel wordt ingegaan op deze fasen, om te laten zien waarom deze contractlevenscyclus zo'n goede leidraad is voor het opzetten van het contractmanagementproces en het verankeren van contractmanagement in andere aanpalende processen.
Formeel gezien is de term 'cyclus' niet terecht. Een contract kent immers een begin- en een eindpunt. Maar nadat een contract is geëindigd, komt er in veel gevallen een ander contract voor in de plaats. Daarom wordt toch vaak de term 'cyclus' gebruikt.
De CATS-contractlevenscyclus (CATS-CLC) ziet er schematisch als volgt uit:
Infographic: CATS contractlevenscyclus
De fasen van de CATS-contractlevenscyclus
De CATS-CLC onderscheidt aan de kant van zowel de leverancier als de opdrachtgever zes fasen. De interactie tussen beiden is essentieel.
Fase 1: Bepalen van de bedrijfsbehoefte/ samenstellen product- en dienstenportfolio
Bij de opdrachtgever begint de CATS-CLC met de specificatie van de behoefte: wat is de bedrijfsbehoefte en wat zijn de eisen die de opdrachtgever daaraan stelt? Van iedere behoefte bepaalt een opdrachtgever of hij deze zelf gaat invullen of gaat uitbesteden aan een leverancier. Vaak wordt dit op strategisch niveau voor het contractportfolio of een deel daarvan. Is deze strategische beslissing er niet, dan maakt een opdrachtgever voor iedere behoefte-invulling deze 'make-or-buy-beslissing'.
Bij de leverancier begint de CATS-CLC met de samenstelling van het product- en dienstenportfolio. Ook dit is meestal een strategisch besluit, waarin de organisatie bepaalt welke diensten of producten de organisatie wil leveren. De leverancier kan ook op contractniveau besluiten iets specifiek voor (en meestal met) de opdrachtgever te ontwikkelen, om zo invulling te geven aan de vraag van een opdrachtgever.
Fase 2: Offertefase
Bij de opdrachtgever bestaat de offertefase uit het opstellen van de offerteaanvraag. Bij de leverancier start het met beoordelen van de offertevraag en besluiten of men wil aanbieden of niet.
De offertes van de leveranciers worden beoordeeld door de opdrachtgever en bepaalde zaken uit de offerte kunnen worden geverifieerd. Er vindt aan het eind van deze fase een selectie plaats waarbij de opdrachtgever besluit met welke leverancier(s) hij naar de onderhandelingsfase wil gaan.
Fase 3: Onderhandelingsfase
Deze fase is optioneel. Een opdrachtgever kan een offerte tekenen waarmee de offerte met bijbehorende documenten het contract wordt. Omdat dit meestal niet het geval is, is de onderhandelingsfase wel afzonderlijk benoemd. Voor contracteringen waarop geen aanbestedingsregels gelden, heeft deze fase een vrije vorm. De onderhandelingsfase eindigt met de keuze voor de leverancier en een definitieve versie van het contract.
De bij aanbestedingen gebruikelijke vraag- en antwoordrondes en eventuele schouw van objecten valt in de CATS-CLC in onderhandelingsfase. De onderhandelingsfase eindigt met de definitieve keuze van opdrachtgever voor de leverancier: de gunning.
Fase 4: Contractondertekeningsfase
Deze fase in de CATS-CLC is een hele korte. Het is de fase waarin het daadwerkelijke ondertekenen, het formeel overeenkomen van de afspraken, plaatsvindt. Na afronding van de contractondertekeningsfase kan de uitvoering van het contract starten.
Fase 5: Contractuitvoeringsfase
De uitvoeringsfase van de CATS-CLC wordt bepaald door de startdatum en de einddatum zoals vastgelegd in het contract. Deze fase loopt voor leverancier en opdrachtgever volledig parallel. Uiteraard kan ook deze fase weer met een schematisch model in fasen worden onderverdeeld. Deze onderverdeling zal afhangen van de soort product of dienst die wordt geleverd.
De behoefte van de opdrachtgever of de leveringsmogelijkheden van de leverancier kunnen in de loop van het contract wijzigen. Dit kan ertoe leiden dat de afspraken in het contract gewijzigd moeten worden. Veel contracten hebben een verlengingsmogelijkheid. Deze is ook onderdeel van de contractuitvoeringsfase.
Fase 6: Beëindigen en evalueren
In deze fase is de levering van producten en/of diensten door de leverancier gestopt. De contractmanagers gaan aan de slag met het afronden van contractafspraken en het afbouwen van de tijdelijke contractorganisatie. De beëindigingsfase is afgerond wanneer er geen verplichtingen meer zijn. Anders gezegd: wanneer alles is geleverd en gefactureerd, en waar dit niet het geval is, overeenstemming is bereikt over de afwikkeling van deze situaties.
De methode CATS CM®
Contractmanagement is kortweg gezegd het realiseren van contractdoelstellingen. Om tot die vooraf gestelde resultaten te komen, past u CATS CM® toe. De contractmanagementmethode is vormgegeven aan de hand van 4 pijlers.
Hier een uitgebreidere definitie van contractmanagement:
"Contractmanagement is het realiseren van de met het contract beoogde doelstellingen door tijdens de uitvoeringsfase van een contract proactief van alle in het contract vastgelegde verantwoordelijkheden, verplichtingen, procedures, afspraken, voorwaarden en tarieven de naleving te bewaken, alle onduidelijkheden, tegenstrijdigheden en hiaten op te lossen, alle met het contract gepaard gaande risico's te beheersen en de gewenste wijzigingen in het contract te verzorgen."
De definitie geeft al aan dat het dus om contractmanagement in de uitvoeringsfase gaat. Zoals hiervoor reeds beschreven, leidt dat nooit tot optimaal succes als dit proces niet is verankerd in de contractcreatie.
Wanneer u dat relateert aan de 6 fasen van CATS-contractlevenscyclus, ziet dat er als volgt uit:
Infographic: De methode CATS CM®
De 4 pijlers van de methode CATS CM®
Vanaf fase 4 in het CATS-contractlevenscyclus gaat het daadwerkelijk toepassen van de CATS CM® methode beginnen.
De methode is gebaseerd op 4 pijlers, te weten:
Het onderscheid tussen De Overeengekomen Prestatie en Alle Overige Contractafspraken binnen een contract.
De rollen die rondom een contract ontstaan en die voor een succesvolle uitvoering van het contract moeten zijn belegd.
De Contractmanagement Essentials (CM Essentials), de onderwerpen waar de aandacht van de contractmanager zich op dient te richten.
Het contractmanagementproces opgebouwd uit zes stappen en de invulling door middel van contractmanagementscenario's.
1. De Overeengekomen Prestatie en Alle Overige Contractafspraken
De eerste pijler brengt een onderscheid aan tussen 'De Overeengekomen Prestatie' en 'Alle Overige Contractafspraken'. Dit onderscheid wordt gemaakt om zo het contract te verdelen in twee gebieden, die ieder hun eigen aandacht vereisen.
Vanuit het gezichtspunt van contractmanagement is de inhoud van ieder contract in twee delen te splitsen: De Overeengekomen Prestatie (DOP) en Alle Overige Contractafspraken (AOC). Dit geldt zowel voor de opdrachtgever als voor de leverancier. Het onderscheid tussen deze twee componenten is in de methode CATS CM® de basis om de verschillende taken en verantwoordelijkheden bij de uitvoering van een contract te definiëren, te identificeren en toe te wijzen aan de verschillende rollen.
De Overeengekomen Prestatie (DOP)
De Overeengekomen Prestatie betreft, zoals de naam al doet vermoeden de afspraken over de prestaties die moeten worden geleverd. Het gaat hier dan over de vorm waarin de prestatie wordt geleverd, aan welke kenmerken het moet voldoen en hoe er wordt gemeten. Het is zeker niet zo dat alleen de leverancier een prestatie moet leveren. Ook de opdrachtgever heeft een overeengekomen prestatie. Dit zijn de zaken die de opdrachtgever moet regelen om de leverancier in staat te stellen zijn prestatie te leveren.
Alle Overige Contractafspraken (AOC)
Alle andere bepalingen dan De Overeengekomen Prestatie noemen wij ‘Alle Overige Contractafspraken‘. Hier hoort in ieder geval de vergoeding voor de prestatie bij. Maar ook zijn de afspraken over hoe er wordt gehandeld wanneer DOP niet volgens afspraak geleverd wordt onderdeel van Alle Overige Contractafspraken.
Waarom onderscheid
Het onderscheid tussen De Overeengekomen Prestatie en Alle Overige Contractafspraken is de basis voor het onderscheid tussen de rol van contractmanager en de rol van realisatie- en verificatiemanager. Deze rollen, met ieder hun eigen aandachtsgebied en focus, zijn onderdeel van de tweede pijler van CATS CM®: de rollen die rondom een contract ontstaan en die voor een succesvolle uitvoering van het contract moeten zijn belegd in de organisatie.
2. De rollen
Het aangaan en uitvoeren van contracten brengt activiteiten met zich mee waaraan verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn verbonden. Deze activiteiten en verantwoordelijkheden zijn te verdelen over een aantal rollen. De direct bij een contract betrokken rollen zijn de volgende:
Inforgraphic: kernrollen methode CATS CM®
Tekenbevoegde: In bijna iedere organisatie zijn er maar een beperkt aantal personen bevoegd om verplichtingen met externe parijen aan te gaan. Deze tekenbevoegde personen zijn vaak ook vermeld in het bedrijfsregister dat is gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel (KvK). In het uittreksel dat u kunt opvragen bij de KvK staan deze tekenbevoegde personen vermeld.
Vraageigenaar: De vraageigenaar heeft de verantwoordelijkheid om invulling te geven aan een behoefte vanuit de organisatie. Om die verantwoordelijkheid in te kunnen vullen heeft de vraageigenaar mensen en middelen nodig.
Leveringseigenaar: Aan de leverancierskant treffen we een rol aan die is gespiegeld aan de rol van de vraageigenaar. De leveringseigenaar is verantwoordelijk voor de realisatie van De Overeengekomen Prestatie (DOP). De leveringseigenaar heeft ook mensen en middelen nodig om DOP uit voeren.
Contracteigenaar: Zodra een contract is ondertekend is er iemand die besluiten kan en mag nemen gedurende de uitvoering/looptijd van een contract.
Contractmanager: De contractmanager is verantwoordelijk voor een correcte uitvoering van alle afspraken die onder Alle Overige Contractafspraken (AOC) vallen.
Realisatie- en verificatiemanager: De realisatie- en verificatiemanager is verantwoordelijk voor De Overeengekomen Prestatie (DOP). Bij de leverancier is deze rol verantwoordelijk voor een correcte levering van de producten of diensten. Bij de opdrachtgever draagt deze rol zorg voor de randvoorwaarden die het de leverancier mogelijk maken om te leveren, begeleidt de ontvangst van de levering en stelt de omvang en de kwaliteit van het geleverde vast.
Servicemanager: De servicemanager is de rol die uitvoerend verantwoordelijk is voor (het organiseren van) de levering van de diensten.
Projectmanager: De projectmanager is de rol die uitvoerend verantwoordelijk is voor het succesvol realiseren van het project.
Het kan voorkomen dat een functionaris meerdere rollen heeft. Die naam van die rol komt niet altijd voor in de naam van de functie. Als een rol niet is ingevuld of de functionaris die de rol heeft onbekend is met de inhoud van de rol, betekent dat een risico voor het behalen van de contractdoelstellingen. Het duidelijk definiëren, afbakenen en beleggen van deze rollen is een van de randvoorwaarden voor het succesvol toepassen van contractmanagement op basis van CATS CM® en daarmee met recht een pijler van deze methode.
3. Contractmanagement Essentials
Iedere rol heeft zijn eigen aandachtsgebieden en focus. De Contractmanagement Essentials zijn de belangrijkste 10 aandachtsgebieden voor de contractmanager. De methode CATS CM® helpt een op het contract en de organisatie afgestemde aanpak van iedere Contractmanagement Essential realiseren, zonder de beheersbaarheid van het proces daarbij in gevaar te brengen.
Contractmanagers houden zich bezig met veel verschillende zaken. Om daar structuur in aan te brengen, en daarmee de basis te leggen voor een procesmatige aanpak van contractmanagement, is er een onderverdeling gemaakt in de tien belangrijkste aandachtsgebieden. De CM Essentials zijn als volgt schematisch weer te geven:
Infographic: schema 10 CM Essentials
Bovenaan in het figuur staan de contractdoelstellingen, dat is waar contractmanagement om draait: het realiseren van de contractdoelstellingen. Onderaan in het figuur staan de contractkalender en het contractdossier. De contractkalender is het overzicht van de belangrijke momenten gedurende de uitvoeringsfase van het contract. Het contractdossier bevat alle documenten met betrekking tot het contract en de informatie die van belang is voor het managen van het contract. Dit zijn dus als het ware de basisvastleggingen van het contractmanagement.
Verticaal in de figuur staan de overige 7 CM Essentials genoemd. Dit zijn de gebieden die de contractmanager gaat managen, om zo te komen tot een zo optimale realisatie van de contractdoelstellingen. Informatie daaruit legt hij weer vast in het contractdossier en indien van toepassing in de contractkalender.
4. Het contractmanagementproces en de contractmanagementscenario's
Het contractmanagementproces bestaat uit 6 fundamentele stappen (stap 2, 3, 4, 5 is de kwaliteitscirkel van Deming):
Initiate;
Plan;
Do;
Check;
Act;
Conclude.
De vierde pijler bestaat uit het contractmanagementproces onderverdeeld in 6 stappen en het inrichten van die stappen door middel van contractmanagementscenario’s.
De 6 stappen in een contractmanagementproces
De stappen in de methode zijn gebaseerd op de Deming-cyclus. Aangezien het managen van een contract een specifiek begin- en eindpunt kent, zijn op deze plekken twee stappen toegevoegd. De Initiate-stap aan het begin van het proces en de Conclude-stap aan het einde van het proces. Tussen Initiate en Conclude voert de contractmanager meerdere keren de stappen Plan, Do, Check en Act/Adjust uit.
Infographic: stappen volgens CATS CM® gebaseerd op Deming-cyclus
Initiate-stap
De eerste stap van het contractmanagementproces noemen we 'Initiate'. Het is de stap waarmee het contractmanagementproces op basis van CATS CM® start. Deze stap is een voorbereiding op de verdere uitvoering van het contractmanagement. In deze stap bereidt de contractmanager zich voor op het managen van de uitvoeringsfase van het contract. Hij is hierover in overleg met de contracteigenaar en de realisatie- en verificatiemanager. Een goed doorlopen Initiate-stap leidt tot een goed voorbereide contractmanager, maar eigenlijk ook tot een goed voorbereid contractteam. Een goede voorbereiding zorgt er ook voor dat de contractmanager waar nodig (in tijd of expertise) ondersteuning krijgt van collega’s. Tenslotte zijn er duidelijke afspraken gemaakt over waarop zijn functioneren wordt beoordeeld en wanneer het succesvol is geweest.
Plan-Do-Check-Act/Adjust-Cyclus
De Plan-stap is de eerste stap in de zich herhalende PDCA-cyclus. De contractmanager bepaalt als eerste wat er in deze uitvoering van de cyclus bereikt moet gaan worden. Bijvoorbeeld, waar liggen de mogelijkheden om met nog grotere zekerheid de contractdoelstellingen te gaan bereiken? In de Do-stap voert de contractmanager de acties die tijdens de Plan-stap zijn geïdentificeerd uit of laat ze uitvoeren. In de Check-stap controleert de contractmanager de resultaten van de acties uit de Do-stap en bepaalt of die het gewenste resultaat hebben opgeleverd ten opzichte van datgene wat beoogd was. In de Act/Adjust-stap identificeert de contractmanager op basis van de uitkomsten van de Check-stap de aanpassingen die nodig zijn en voert deze uit. Deze aanpassingen kunnen op drie verschillende zaken betrekking hebben. Allereerst op het contract zelf, zoals wijzigingen of aanvullingen op het contract of het realiseren van een verlenging. Ten tweede op de contractmanagementaanpak zoals vastgelegd in het CM-plan en op de acties voor de verschillende CM Essentials, zoals risicomanagementactiviteiten. Ten derde op de kennis, vaardigheden en competenties van de contractmanager zelf.
Conclude-stap
De PDCA-cyclus wordt doorlopen zolang er sprake is van levering. Wel kan dan al begonnen worden aan de voorbereiding van de laatste stap in het proces, de Conclude-stap. In deze stap wordt het contract afgebouwd en geëvalueerd. Daar waar verplichtingen en/of rechten resteren, wordt geborgd dat deze op een andere plek in de organisatie worden belegd.
Contractmanagementscenario's
Niet ieder contract heeft evenveel contractmanagementaandacht nodig binnen de 6 stappen. De vierde pijler voorziet ook daarin door middel van de contractmanagementscenario's. Deze maken het mogelijk om contractmanagementprocessen op maat te hebben, zonder de regie over het proces te verliezen of de geaggregeerde informatievoorziening te moeten missen.
Waarom contractmanagementscenario's?
Niet ieder contract heeft evenveel aandacht nodig, daarom voorziet CATS CM® in de bepaling van contractmanagementscenario's. Een contractmanagementscenario is een vaste set aan Contractmanagement Essentials (CM Essentials), die de contractmanager met een bepaalde frequentie voor een contract van een bepaald type contract uitvoert. Elke organisatie bepaalt op basis van welke criteria zij de contracten wil onderverdelen in typen, welke vaste set aan CM Essentials en frequenties daarbij horen en welke contract- en omgevingskenmerken invloed hebben bij de toepassing van het scenario op een specifiek contract.
De basisscenario's
CATS CM® geeft als best practice een verdeling in vier contracttypen. Deze verdeling zorgt ervoor dat groepen contracten die over het algemeen dezelfde complexiteit hebben op een vergelijkbare manier gemanaged worden. Contracten zijn getypeerd op basis van de plaats die ze innemen in de processen die ze ondersteunen.
Dit levert de volgende vier typen contracten op:
Contracten voor procesinput
Contracten voor procesactiviteit
Contracten voor procesoutput
Contracten voor proceseffect
Infographic: schematische weergave van een proces
Uiteraard kan een contract hybride zijn en meerdere componenten in zich hebben.
Voor ieder type contract geeft CATS CM® een voorbeeld voor een basisscenario: Minimaal, Aangepast, Intensief en Zeer Intensief. Een basisscenario geeft aan welke CM Essentials in de Plan- Do- Check-Act stappen van de methode moeten worden ingevuld en met welke frequentie.
Zeer Intensief
Het contractmanagementscenario 'Zeer Intensief' is de integrale toepassing van de methode op een contract. Alle stappen en activiteiten worden compleet, met regelmaat en in de juiste volgorde doorlopen. Alle instrumenten worden correct en op het juiste moment toegepast. Verder vindt overleg conform de interne afspraken plaats, gebeurt verslaglegging volledig en correct, en is de insteek proactief.
Minimaal
Het contractmanagementscenario 'Minimaal' is de lichtste vorm van contractmanagement. De basisprincipes van de methode worden toegepast. Alle stappen van het proces moeten worden doorlopen, maar daarbinnen blijven bepaalde activiteiten achterwege.
Aangepast en Intensief
Het contractmanagementscenario 'Aangepast' en 'Intensief' zijn tussenvormen tussen 'Zeer intensief' contractmanagement en 'Minimaal' contractmanagement. Een aantal activiteiten wordt weggelaten ten opzichte van het contractmanagementscenario ‘Zeer intensief’. Ook kan de frequentie van activiteiten naar beneden worden bijgesteld.
Voor organisaties die inzetten op proactief contractmanagement is het uitwerken, vastleggen en delen van contractmanagementscenario's van cruciaal belang.
Rekening houden met contract- en omgevingskenmerken
Het type contract is niet het enige dat van invloed is op het in te richten contractmanagement voor een contract. Daarbij spelen nog meer zaken een rol, zoals:
Omvang in geld;
Van toepassing zijnde specifieke wet- en regelgeving;
Politieke gevoeligheid;
Afhankelijkheid van de leverancier;
Meetbaarheid/waarneembaarheid van De Overeengekomen Prestatie;
Wijzigingsfrequentie van de omgeving (volatiliteit).
Wanneer het basisscenario bekend is, toetst de organisatie deze aan de hand van een lijst met contract- en omgevingskenmerken. Van deze lijst is voorafgaand bepaald wat het effect van een kenmerk is op de frequentie van het uitvoeren van de Plan-Do-Check-Act stappen voor de CM Essentials. Ook kan het zijn dat incidenteel op basis van de kenmerken een CM Essential wordt toegevoegd of weggelaten uit het CM Scenario.
Het contractmanagementbeleid en de proceseigenaar contractmanagement
Succesvol contractmanagement op basis van CATS CM® is niet mogelijk zonder beleidskeuzes en draagvlak daarvoor binnen een organisatie.
Het contractmanagementbeleid
Iedere organisatie maakt, op het strategisch niveau, keuzes ten aanzien van het aangaan en uitvoeren van contracten. Een van die keuzes kan zijn CATS CM® te gebruiken voor de inrichting van het contractmanagementproces van de organisatie. Om contractmanagement op basis van CATS CM® succesvol te implementeren is het noodzakelijk dat de leiding van een organisatie nog een aantal beleidskeuzes maakt en vastlegt in een contractmanagementbeleid.
Een contractmanagementbeleid wat bijdraagt aan het succes van contractmanagement bevat minimaal de volgende onderdelen:
Definitie van contractmanagement;
Besluit voor welke contracten contractmanagement toegepast moet worden;
Gewenste volwassenheidsniveau van het contractmanagementproces;
Het contractmanagementproces:
De plaats van contractmanagement in de contractlevenscyclus;
De rollen die betrokken zijn bij het opstellen en managen van contracten;
De invulling van het proces in stappen en de bepaling en invulling van de contractmanagementscenario's;
Relatie tussen de rollen en functies in de organisatie;
De vereiste competenties voor invulling van de bij het contractmanagement betrokken functies en rollen;
Positionering van contractmanagement in de organisatie.
Het uitgangspunt hier is het contractmanagement op basis van CATS CM®. De definitie en de inrichting van het proces volgen daaruit. De keuze welke contracten onder het contractmanagementproces moeten vallen maakt voor de toepassing van CATS CM® niet uit. De methode is toepasbaar voor alle type contracten. Het feit dat steeds meer organisaties kiezen voor bedrijfsbrede toepassing van CATS CM®, onderschrijft deze stelling. De variëteit aan organisaties die voor CATS CM® kiezen is groot. Het zijn leveranciers en opdrachtgevers, nationale en internationale organisatie, publieke en private organisaties in een breed spectrum aan branches. Daarmee is de variëteit aan type contracten waarop deze methode is toegepast ook groot.
De proceseigenaar contractmanagement
Wanneer een organisatie contractmanagement wil implementeren moet zij het proceseigendom beleggen. Iemand krijgt daarvoor de rol 'proceseigenaar contractmanagement' en is daarmee eindverantwoordelijk voor het zodanig ontwerpen, implementeren, monitoren en verbeteren van het contractmanagementproces, dat het contracteigenaren helpt hun contractdoelstellingen te realiseren, binnen de kaders van het contractmanagementbeleid van de organisatie. De proceseigenaar werkt nauw samen met de lijnmanagers betrokken in het contractmanagementproces en zorgt ervoor dat het proces wordt ingericht en gefaciliteerd, en daarna bewaakt, bestuurd, gemeten en verbeterd. Dit houdt in ieder geval in:
Vertalen van het contractmanagementbeleid naar het doel van het totale contractmanagementproces;
Definiëren en onderhouden van het contractmanagementproces;
Bepalen van de deelprocessen binnen contractmanagement;
Opstellen van beschrijvingen van de deelprocessen;
Vaststellen van KPI's die de inspanning in het proces en het resultaat van het proces weergeven;
Faciliteren van de uitvoerders van het proces, zodat zij het proces op de gedefinieerde en gewenste manier kunnen uitvoeren;
Besturing, bewaking en meting van de effectiviteit en efficiëntie van het contractmanagementproces.
De proceseigenaar zorgt nadat het contractmanagement is ingericht dat de risico’s die het proces beïnvloeden zo goed mogelijk worden gemanaged. Naar aanleiding van de uitkomsten van procesevaluatie, contractevaluaties en audits doet de proceseigenaar voorstellen voor verbeteringen aan het proces en zal hij deze indien geaccepteerd plannen en doorvoeren.
Tot slot is de proceseigenaar verantwoordelijk voor de communicatie over het proces en de gebruikte systemen naar alle bij het proces betrokken partijen.
Positie proceseigenaar contractmanagement
Contracten spelen een steeds belangrijkere rol binnen organisatie. Het aantal contracten neemt steeds verder toe en de mate waarin contracten worden ingezet om invulling te geven aan de primaire processen van de organisatie wordt ook alsmaar hoger. Het houden van regie over het gehele contractportfolio in relatie tot de processen wordt daarmee steeds essentiëler. Dit leidt er tevens toe dat het proceseigenaarschap steeds hoger in organisaties moet worden belegd om dit te kunnen realiseren.
