Contractmanagement is het proces waarbij, op basis van verkregen input, contracten (overeenkomsten) en wijzigingen hierop eenduidig worden vastgelegd, beheerd en nagekomen. Bewaakt wordt of partijen voldoen aan de overeengekomen verplichtingen en doelstellingen.
Toezien dat afspraken worden nagekomen
Het managen van een contract is ook noodzakelijk, omdat het tot stand is gekomen door een vorm van onderhandeling. Er is vaak een spanningsveld tussen de eisen die een opdrachtgever heeft gesteld en de prestatie die de leverancier dient te verrichten, gegeven de prijs die de opdrachtgever met hem is overeengekomen. Er dient erop te worden toegezien dat de afspraken in het contract worden nagekomen.1
Wat is contractmanagement?
Contractmanagement is het proces waarbij wordt bewaakt of alle partijen bij een contract volledig voldoen aan hun verplichtingen, zodat wordt voldaan aan de operationele doelstellingen van het contract en de doelstellingen van de opdrachtgever.
Het beheersen van contracten en contacten met externe leveranciers moet leiden tot het duurzaam waarborgen van de kwaliteit, stabiliteit en continuïteit van de dienstverlening van de leveranciers naar de interne klanten en het reduceren van de kosten hiervan.
Voordelen van contractmanagement:
Beter benutten van kwaliteiten en capaciteiten van de leverancier;
Meer inzicht in prestaties van een leverancier in zijn geheel in plaats van per contract waardoor er ook meer inzicht in de toegevoegde waarde van deze leverancier voor de organisatie is;
Meer gestroomlijnde samenwerking, harmonie en tevredenheid tussen leverancier en organisatie (beide partijen kennen eenduidige aanpak, inhoud en resultaten);
Leveranciersrelaties worden verbeterd;
Betere interne en externe communicatie;
Voorkomen van commerciële en juridische risico’s;
Kostenbesparingen (efficiënter werken, minder nazorg/herstelwerk, tijdig zicht op eventueel meerwerk, contractbesparingen);
Meer innovatiekracht;
Meer inzicht in risico’s;
Het verkrijgen van betere meet- en sturingsmogelijkheden;
Vergroting van kennismacht naar leveranciers toe en betere input ter voorbereiding van gesprekken en onderhandelingen;
Betere interne verdeling tijd en capaciteit naar belang contract en leverancier.
Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van contractmanagement
De contractmanagementactiviteiten beginnen al gedurende het initiële inkoop- of aanbestedingsproces. Het is dus van belang dat óók de contractmanager vroeg in het inkoopproces wordt betrokken.
De contractmanager draagt zorg voor dat:
de leverancier de prestaties levert in volledige overeenstemming met de contractuele bepalingen;
de eigen organisatie op de hoogte is van het contract;
de eigen organisatie haar deel van de verplichtingen in het contract accuraat nakomt, inclusief het tijdig voorzien in de gestelde randvoorwaarden;
het contract up to date blijft door regelmatig de kosten en kwaliteit van het gecontracteerde te monitoren, inclusief het op open en transparante wijze verwerken van de contractaanpassingen1;
de relatie tussen de eigen organisatie en de leverancier een open en positief karakter heeft en houdt;
tijdens de contractperiode bij voortduring wordt gewerkt aan prestatieverbetering;
hij/zij in staat is om te allen tijde verantwoording af te leggen over de wederzijdse prestaties onder het contract en de bijbehorende besteding van gelden;
het contract regelmatig wordt geëvalueerd naar aanleiding van de werking in de praktijk;
het gecontracteerde nog steeds actueel is;
hij/zij een grondige kennis heeft van verschillende contractvormen en voorwaarden (bijvoorbeeld Raamovereenkomsten; 'Turnkey'-overeenkomsten2; Inkoop- en leveringsvoorwaarden Rijksoverheid)
hij/zij een goed begrip heeft van de doelstellingen van de opdrachtgever, waarvoor het contract een rol speelt (de link tussen die doelstellingen en het contract moet dan helder zijn;
hij/zij minstens hetzelfde kennisniveau heeft over de inhoud van het contract als de leverancier;
hij/zij in staat is een relatie met een leverancier te ontwikkelen en te onderhouden die gebaseerd is op openheid en vertrouwen, maar ook op een duidelijke verdeling van rollen en verantwoordelijkheid met betrekking tot risico's en besluitvorming;
hij/zij een goed begrip heeft van de commerciële dynamiek van de gehele keten, van de factoren die de omvang van de kosten bepalen of in belangrijke mate beïnvloeden (de zogenaamde 'cost drivers') en hoe risico's de kosten kunnen beïnvloeden;
hij/zij kennis van risicomanagement heeft, in het bijzonder met betrekking tot contractwijzigingen en claims;
hij/zij de prestatie evalueert en managet.
1 Let bij contracten die volgens een Europese aanbesteding tot stand zijn gekomen wel op het gebruik van hoofdstuk 2.5.: Wijziging van overheidsopdrachten, conform Aanbestedingswet.
2 'Turnkey' is een contractvorm waarbij het gehele project wordt uitbesteed aan één partij. Deze partij neemt alle uitvoeringstaken en -verantwoordelijkheden op zich en zorgt ervoor dat het project bedrijfsklaar (sleutelklaar) wordt opgeleverd en, indien overeengekomen, onderhouden. De opdrachtgever stelt een Programma van Eisen op waarin staat beschreven aan welke eisen en voorwaarden het project dient te voldoen en binnen welke termijn deze dient te worden opgeleverd.
