RASCI

RASCI is een hulpmiddel om verantwoordelijkheden en bevoegdheden in een organisatie op een zeer eenvoudige manier in kaart te brengen. RASCI is gebaseerd op een techniek, dat 'responsibility charting' heet en komt oorspronkelijk uit de Verenigde Staten. Met RASCI is het mogelijk exact aan te geven wat de rolverdeling is tussen personen, die samen een bijdrage in een proces dienen te leveren.

Wat betekent RASCI?

RASCI is een acroniem, waarbij de letters staan voor de verschillende rollen: Responsible, Accountable, Supporting, Consulted en Informed.

Infographic: Uitleg RASCI-rollen

Functionarissen die in een project (of proces) een bepaalde rol vervullen, kunnen die rol in deze termen toegekend krijgen: ze vervullen dus één of meer van deze rollen. Deze rollen kunnen per activiteit verschillen.

Wat is een RASCI-matrix?

Een RASCI-matrix is een hulpmiddel dat wordt gebruikt om de rollen én verantwoordelijkheden van teamleden bij een project in kaart te brengen.

Doel van een RASCI-matrix

Het doel van een RASCI-matrix is om duidelijkheid te scheppen over wie wat dient te doen, wie eindverantwoordelijk is en wie betrokken dient te worden bij besluitvorming.

Door het gebruik van deze tool kunnen misverstanden en overlapping van taken worden voorkomen. Daardoor wordt de efficiëntie van het team verbeterd en haalt u het meeste uit ieders tijd.

Hoe gebruikt u een RASCI-matrix?

Als u een RASCI-matrix maakt en gebruikt is het van belang dat u een stapsgewijze aanpak volgt.

Eerst dient u alle taken en verantwoordelijkheden binnen een project identificeren. U zet die taken een voor een in de linker kolom en categoriseert ze eventueel. Daarna denkt u na over wie er betrokken is bij het proces en welke rollen ze spelen. U zet die rollen op de horizontale as en voegt er net zoveel toe als nodig. Probeer de rollen wel onder de 10 te houden, anders wordt de RASCI veel te uitgebreid. Ken verantwoordelijkheden altijd toe aan een rol en niet aan een naam van een persoon. Dat werkt makkelijker als een persoon het team verlaat en een ander hem/haar vervangt.

Als u de lijst met taken en de omschrijving van rollen hebt kunt u de matrix in gaan vullen. Dit houdt in dat u aangeeft:

Wie er verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de taak (R).
Wie er eindverantwoordelijke is, of nodig is voor het goedkeuren van de taak (A).
Wie ondersteunt in de uitvoering van de taak (S).
Wie er dient te worden geraadpleegd voordat de taak wordt uitgevoerd (C).
Wie op de hoogte dient te worden gehouden van de voortgang (I).

Duidelijkheid in verantwoordelijkheden

Het gebruiken van een RASCI-matrix heeft verschillende voordelen.

Door het toewijzen van rollen zoals Responsible, Accountable, Supportive, Consulted en Informed aan teamleden, wordt duidelijkheid gecreëerd over wie waarvoor verantwoordelijk is binnen een project. Dit zorgt voor een gestroomlijnde taakverdeling en voorkomt overlappingen in verantwoordelijkheden.

Taak Rol	Directeur	Inkoper	Contractmanager	Projectmanager	Kwaliteitszorg	Administratie	Stakeholder
Behoeftestelling	A					S I	R
Marktonderzoek		R	S	S	S		I
Evaluatie		R	C	C	C		C
Offerte-aanvraag		R	S	C	C	S I	I
Beoordeling		R	S	C	C		I
Opdracht	A	R	I	I	I	S I	I
Realisatie			C	R	C		I
Afname			S	R	S	S I	I
Instandhouding			S	R	S		I
Afstoting	A		R	S		S I	C

Infographic: arbitrair voorbeeld RASCI-matrix

Efficiëntie verbeteren

Door duidelijk te definiëren wie verantwoordelijk is voor welke taken en beslissingen binnen een project, kan de samenwerking tussen teamleden worden gestroomlijnd. Dit leidt tot een efficiënter gebruik van tijd en middelen, omdat niemand dubbel werk doet of taken uitvoert die buiten zijn of haar verantwoordelijkheidsgebied vallen.

Conflicten verminderen

Door duidelijk te definiëren wie verantwoordelijk is voor welke taken en beslissingen, worden misverstanden en onduidelijkheden voorkomen. Hierdoor worden discussies over verantwoordelijkheden geminimaliseerd, waardoor het project soepeler verloopt en deadlines gemakkelijker worden gehaald.

Nadelen van een RASCI-matrix

Hoewel de RASCI-matrix een handig instrument kan zijn voor het definiëren van rollen en verantwoordelijkheden binnen een project, zijn er ook enkele nadelen verbonden aan het gebruik ervan.

Een van de nadelen is dat de matrix vaak rigide is en weinig flexibiliteit biedt. Hierdoor kan het moeilijk zijn om situaties te hanteren waarin er overlap is tussen verschillende rollen of wanneer er sprake is van onvoorziene taken. Probeer daarom altijd het gesprek met elkaar aan te blijven gaan en u niet blind te staren op een model. Soms dient u nu eenmaal even wat van elkaar over te nemen.

Daarnaast kan de RASCI-matrix complex en verwarrend worden als er te veel rollen of verantwoordelijkheden worden toegevoegd, waardoor het moeilijk wordt om een duidelijk overzicht te behouden.

Tot slot kan het invullen en bijhouden van de RASCI-matrix tijdrovend zijn, vooral in grotere projecten waarbij meerdere mensen betrokken zijn.

Tips voor gebruik van een RASCI-matrix

Als je een RASCI-matrix gebruikt om verantwoordelijkheden binnen een project of proces te definiëren, zijn er enkele tips die u kunnen helpen om deze RASCI-matrix effectief te gebruiken:

Als u merkt dat er onvrede speelt in uw team over wie waar verantwoordelijk voor is, doe dan met het hele team een RASCI oefening. Vraag iedereen bij te dragen aan het opstellen van het RASCI model. Meestal verdwijnt de onvrede uit het team na het samen opstellen van een RASCI matrix. Zeker als iedereen zelf met de letters en kleurtjes heeft gewerkt en heeft nagedacht over zijn of haar verantwoordelijkheden.
Zorg er vervolgens voor dat de RASCI-matrix regelmatig wordt bijgewerkt en aangepast aan de veranderende situaties en behoeften van het project. Bijvoorbeeld als iemand het team verlaat of als er iemand bijkomt. Of als de werkzaamheden aanzienlijk veranderen.
Het is ook aan te raden om de RASCI-matrix regelmatig te bespreken tijdens bijeenkomsten met het team, zodat iedereen op de hoogte blijft van wie waarvoor verantwoordelijk is. Sowieso bij elke start van een nieuw project, zodat het meteen voor iedereen duidelijk is wat van hen wordt verwacht.
Tot slot is het belangrijk om de RASCI-matrix te gebruiken als een hulpmiddel en niet als een star kader, zodat er ruimte blijft voor flexibiliteit en aanpassing.