Rapid Circular Contracting (RCC) besteedt geen voorbestemde eindoplossing aan, maar een samenwerkingscontract. Kenmerkend voor RCC is dat de betrokken partijen samenwerken vanuit een Programma van Ambitie (PvA) in plaats van het traditionele Programma van Eisen (PvE). Deze samenwerking gaat ver. De partners ontwikkelen en ontwerpen samen en delen inzichten en dilemma's met elkaar. Resultaten: een — in verhouding — korte doorlooptijd van het inkoopproces, open houding ten opzichte van de kwaliteiten vanuit de markt, betere prijs-kwaliteit verhouding, hogere tevredenheid en een optimale en circulair verantwoorde inzet van productiemiddelen, producten, materialen en grondstoffen.

Drie argumenten om voor RCC te kiezen

  1. 1. Hogere kwaliteit & waarde creatie

    RCC creëert een inspirerend partnerschap. Partijen zoeken niet naar de verschillen, om uiteindelijk, als het (weer) mis gaat, bij een rechter terecht te komen. Partijen staan voor een waardevolle relatie en gezamenlijke circulaire prestatie gericht op vakmanschap, kwaliteit, waarde creatie, innovatie en vertrouwen.

    2. Wederzijds vertrouwen

    Veel van de stukken die als documentatie gelden onder een traditionele aanbesteding zijn op voorhand al “dichtgetimmerd” in juridische uitgangspunten. Al dan niet door schade en schande wijs geworden, blijven partijen volharden in deze gesloten manier van (schijn)zekerheden zoeken. RCC werkt totaal anders: ingewikkelde vraagstukken en taaie kwesties worden in goed overleg aangevlogen en leiden — met wederzijdse goedkeuring — tot weloverwogen keuzes en meer flexibiliteit naar de toekomst toe.

    3. Gegarandeerde kostenverlaging

    RCC kent lagere kosten voor zowel de opdrachtgever als inschrijvende partijen, onder andere door een verkort inkoopproces. Uitgebreid tekenen, bestekken maken of andere oplossingen uitwerken worden uitgesteld tot na de selectie van de partners, om het dan vervolgens in één keer goed te doen. De integrale benadering, ketensamenwerking, slimme afwegingen & zorgvuldige keuzes in de ontwerpfase vertaalt zich in een vraag naar scherpe tarieven, oog voor detail en wijsheid rondom de effecten op de exploitatie. Met het gevolg dat de 'Total Costs of Ownership' (TCO) lager uitvallen. Bovendien biedt RCC ruimte aan sociale innovatie, Nieuwe Business Modellen en bijzondere financieringsvormen.

Het gebruik van RCC vraagt om lef. Men moet duidelijk zijn over belangen, onzekerheden benoemen, een open boek hanteren en altijd de lange termijn centraal stellen.

Hoe werkt deze aanpak?

RCC draait om het uitstellen van ieders oordeel. Dat biedt ruimte voor heroriëntatie. De aanpak is vastgelegd in een RCC roadmap bestaande uit 8 stappen waarin de partners van risico's kansen maken:

  1. 1. RCC-instapfase / pre-aanbestedingsperiode

    De start bestaat uit het treffen van de voorbereidingen om tot de juiste ambities, omschrijvingen, criteria en andere uitgangspunten & kaders te komen. Dit leggen we vast in een Programma van Ambitie (PvA = het RCC program of (unmet) needs & deeds = POND). De opdrachtgever maakt de op handen zijnde aanbesteding kenbaar in de markt en organiseert een marktontmoeting ter inspiratie en aanzet tot co-creatie van de aanwezigen.

    2. RCC snelle inkoopfase / het inkoopproces

    In deze fase ontvangen de inschrijvers de informatie die is samengesteld rondom de ambities en behoeften van de opdrachtgevers. Aanbieders krijgen de kans zich te presenteren op basis van hun visie en ideeën. In deze fase bieden de marktpartijen nog geen kant-en-klare oplossing aan. Na het sluiten van de inschrijvingsperiode selecteert de opdrachtgever de meest ideale circulaire partner(s) voor de ontwikkel-, realisatie- en exploitatiefase. Deze fase levert een snelle en juridisch correcte aanbestedings- en selectieprocedure op, die wordt afgesloten met het onderschrijven van elkaars behoeften, ambities en kaders om ze te kunnen waarmaken.

    3. RCC-verbintenisovereenkomst

    Als afronding van het inkoopproces, in de aanloop naar de uitwerking — de RCC workout periode — leggen de opdrachtgever en de geselecteerde winnaars de afspraken vast in een samenwerkings- en ontwikkelcontract, het RCC commitment contract genaamd. Hierin staat verwoord aan welke behoeften en gezamenlijke ambities de betrokken partijen zich verbinden. Ondertekening van het contract betekent ook werken volgens de in het PvA aangegeven kaders en RCC principes.

    4. RCC trainingsperiode

    De eigenlijke inkoopfase is nu afgerond. De geselecteerde winnaars gaan met de opdrachtgever, als partner en in teamverband, aan het werk. In dit traject zijn de partijen er op gericht om elkaar volledig te begrijpen en te bedienen. Vanuit deze mindset ontwerpen ze de meest waardevolle oplossing die voldoet aan de uiteenlopende ambities van alle partijen. Ook denken ze nu al na over de realisatie, de exploitatie en de retour logistiek na beëindiging van de contractperiode. De winnende partijen die samen met de opdrachtgever oplossingen gaan ontwikkelen, bepalen in teamverband een aanpak waarbij theorieën en methodieken zoals design thinking, Value Engineering, Spiral Dynamics en Agile-benaderingen een rol spelen.

    5. RCC landing

    Nadat overeenstemming is bereikt over alle onderwerpen, inzichten, ontwerpen en afspraken, wordt ter afronding van de ontwikkelfase een 'MAP' opgesteld (= RCC mutual agreements paper = kaart). De MAP fungeert als gids tijdens de hele looptijd van de afspraken. In de MAP worden alle oplossingen en KPI's vastgelegd. KPI's die beschreven worden in SELA's (= RCC service & experience level agreements), meetbare prestatie­omschrijvingen om verwachtingen te kunnen managen, die helderheid geven over ieders commitment gedurende de hele looptijd van de contractperiode. Ook zaken als hoe te handelen bij onzekerheden, veranderingen en te integreren flexibiliteit zijn opgenomen in de SELA's.

    6. RCC realisatieperiode

    De realisatie van het ontwerp / de oplossing(en).

    7. RCC prestatieperiode

    De exploitatie en viering van de resultaten waarover de opdrachtgever en winnende partij(en) het eens zijn geworden gedurende een looptijd van bijvoorbeeld 5, 10 of 30 jaar.

    8. RCC terug naar de basis fase

    De laatste fase van het samenwerkingsverband; het moment waarop alle producten worden voorbereid om in een volgend leven, al dan niet als een ander product, in de kringloop te blijven. Zodra de betrokken partijen hun producten hebben opgehaald of op een andere manier hebben ondergebracht en alles correct is afgehecht, kunnen de contracten worden beëindigd.

RCC versus BVP en CGD

Regelmatig komt de vraag naar voren waarin RCC anders is dan 'Best Value Procurement' (BVP) en 'Concurrentie Gerichte Dialoog' (CGD). Daar waar BVP en CGD hun benadering starten vanuit (het verkennen van) risico's, benadert RCC vraagstukken als uitdagingen en kansen.

RCC gunt de opdracht (bij voorkeur) voorafgaand aan het ontwerpen en concretiseren van de plannen. Dit maakt RCC duidelijk anders dan een BVP traject waarin de gunning plaatsvindt na de concretiseringsfase, waarmee het ontwikkeltraject dus nog in de inkoopprocedure valt. En ook anders dan bij een CGD waarbij tijdens de concretiseringsfase meerdere coalities, tegen elkaar strijdend, een volledig ontwerp en ontwikkeltraject afleggen. De keuze voor de winnaar(s) wordt in een CGD pas bepaald na afloop van het hele (driedubbele) ontwikkeltraject, met alle inzet aan middelen en talenten van dien.

In BVP en CGD ontstaan er geen (inter)actieve samenwerkingen waarbij wederzijdse belangen worden gedeeld en gewaardeerd. Terwijl het ontwerpen en door-ontwikkelen van oplossingen binnen een RCC juist wel plaatsvinden vanuit een (pro)actieve co-creatie.

Bij BVP en CGD is de insteek doorgaans dat 'de markt' de volledige verantwoordelijkheid toegeschoven krijgt, tegen voorwaarden vanuit de opdrachtgevers. RCC creëert ruimte waarin een gedeelde verantwoordelijkheid wordt ervaren en dat bepaalt de context van waaruit aan breed gedragen meervoudige waardeontwikkeling wordt gewerkt.

Praktijkvoorbeelden

Op de website van PIANOo staan diverse praktijkvoorbeelden die laten zien hoe anderen circulair inkopen. Deze ervaringen kunnen u inspireren, uw kennis verhogen en u helpen om de vertaalverslag naar de praktijk te maken.

Stichting Circulaire Economie

NB De informatie op deze pagina is afkomstig van de Stichting Circulaire Economie. Ik heb géén (financiële) belangen in de Stichting Circulaire Economie, of aan de Stichting Circulaire Economie gerelateerde ondernemingen.

Zoals te lezen is op hun LinkedIn pagina zijn alle activiteiten van de Stichting Circulaire Economie in 2018 overgedragen naar organisaties die met een bepaalde focus deelgebieden van de Stichting Circulaire Economie voortzetten, te weten:

CIRCO richt zich op het in beweging brengen van een nieuwe markt. CIRCO activeert daarom — met steun van de overheid — ondernemers en creatieve professionals om producten, diensten en businessmodellen te (her)ontwerpen om vervolgens circulair te ondernemen.

Cirkelstad: hét platform voor koplopers in de circulaire en inclusieve bouwsector die samen willen doen, leren en elkaar willen ontmoeten.

CIRCLES is de digitale en fysieke ontmoetingsplek voor iedereen die in Oost-Nederland wil (gaan) bijdragen aan de transitie naar een circulaire economie.

KplusV is het adviesbureau waar onder andere de circulaire inkoop instrumentaria als Rapid Circular Contracting in de praktijk worden gebracht en organisaties, overheden en bedrijven, gericht worden begeleid bij business of beleidsontwikkeling rondom circulaire uitdagingen.